Gestion du CPF : le système d'information
Par Valérie Delabarre - Le 24 mars 2015.
Contrairement à ce qui existait pour le Dif, le compte personnel de formation (CPF) fait l'objet d'une gestion externalisée. Elle n'est donc pas de la responsabilité de l'entreprise mais a été confiée à la Caisse des dépôts et consignations (CDC). À cet effet, un service dématérialisé, gratuit et unique, dénommé « Système d'information du CPF » a été créé (www.moncompteformation.gouv.fr).
Ses modalités de fonctionnement ont été fixées par décret en Conseil d'État, après avis de la Cnil, puisqu'il comporte des données personnelles. Il est entré en vigueur le 1er janvier 2015.
Informations figurant sur le SI-CPF
Sont notamment mentionnés le nombre d'heures inscrit sur le compte, des informations sur les abondements complémentaires susceptibles d'être mobilisés, ainsi que sur les formations éligibles, Par ailleurs, le SI propose un passeport d'orientation, de formation et de compétences (POFC) aux titulaires d'un CPF.
Plus précisément, peuvent y figurer :
- des données personnelles relatives au titulaire du CPF ;
- les données relatives aux heures comptabilisées (heures acquises au titre du DIF, heures inscrites sur le CPF, abondements…) ;
- des données concernant le dossier de formation (formations éligibles, informations diverses sur la formation retenue, statut de l'intéressé, coordonnées de son employeur, le cas échéant) ;
- des données relatives au POFC.
Pour connaître la liste complète des données pouvant figurer dans le SI-CPF, se reporter à l'annexe du décret.
Personnes ayant accès au SI-CPF
Personnes ayant directement accès au SI-CPF
Trois catégories de personnes ont directement accès à certaines informations :
- le titulaire du CPF qui peut accéder directement aux données à caractère personnel le concernant en vue de constituer et mettre à jour ses propres données, son dossier de formation et son POFC ;
- dans la mesure nécessaire à l'exercice de ses missions, le personnel de la CDC affecté à cette gestion peut accéder directement à tout ou partie des données à caractère personnel mentionnées ci-dessus (cf. annexe du décret), pour la constitution et la mise à jour des données relatives aux comptes d'heures et de formation ;
- seuls certains organismes tiers, limitativement énumérés, sont habilités à accéder directement aux données à caractère personnel du SI, dans les limites strictement nécessaires à l'exercice de leurs missions et pour la constitution ou la mise à jour des données relatives au compte d'heures, au projet de formation et aux sources de financement de la formation. Il s'agit :
- des agents des collectivités et organismes chargés du financement des formations « CPF » : Opca et Opacif, Régions, Pôle emploi et Agefiph ;
- des agents des organismes de conseil en évolution professionnelle, pour les données relatives aux comptes d'heures de formation, à l'historique des formations suivies, ou au contenu du POFC lorsque cet organisme a été autorisé à cet effet par le titulaire du compte ;
- des agents des employeurs assurant la gestion du financement des heures de formation acquises au titre du DIF.
Personnes destinataires de certaines informations figurant sur le SI
Certaines personnes, sans avoir un accès direct au SI-CPF, doivent être destinataires de certaines données personnelles y figurant, dans les limites strictement nécessaires à l'exercice de leurs missions :
- agents de la Cnav, dans le cadre de la gestion du compte personnel de prévention de la pénibilité dont celle-ci est chargée ;
- agents de la Dares (et des organismes qu'elle mandate) pour leur exploitation à des fins statistiques ;
- agents de la DGEFP.
Croisement de fichiers
Le SI-CPF peut, si nécessaire, être mis en relation avec d'autres fichiers, par exemple :
- le Système national de gestion des identifiants (Cnav) ;
- les données sociales collectées par la Mutualité sociale agricole (MSA) ;
- les données collectées par les Opca pour alimenter le CPF par les heures supplémentaires et complémentaires ;
- les données relatives aux jeunes quittant le système de formation initiale sans diplôme ni qualification professionnelle (les « décrocheurs »).
Ces mises en relation de fichiers sont subordonnées à l'information préalable de la Cnil et une information en ce sens doit figurer sur le site internet du SI-CPF.
Durée de conservation des informations du SI- CPF
Les données, à caractère personnel ou non, enregistrées dans le SI doivent être conservées pendant une durée de trois ans à compter de la date de décès du titulaire du CPF.
Traçabilité des opérations effectuées
Toute opération relative au SI-CPF doit faire l'objet d'un enregistrement comprenant l'identification de l'utilisateur, la date, l'heure et la nature de l'intervention. Ces informations doivent être conservées pendant un an.
