“Système d'information sur les places" : le logiciel du Carif Poitou-Charentes

C'est une petite révolution qui souffle sur la prescription de formations dans le cadre du service public régional de formation de Poitou-Charentes. Depuis le 16 juin dernier, le “Système d'information sur les places" (Sip), créé - à la demande de la Région - par l'Agence régionale de la formation tout au long de la vie (ARFTLV, le Carif de Poitou-Charentes) simplifie les prescriptions et fluidifie leur suivi.

“Depuis la mise en place du SPRF l'année dernière, les prescripteurs reconnaissaient avoir des difficultés, ne sachant pas toujours où ils en étaient, si des places pour telle formation étaient encore disponibles, etc. Et les organismes de formation avaient, quant à eux, des listes d'attente très longues, ce qui leur posaient problème pour la gestion des priorités", explique Nicole Gourmel, directrice de l'ARFTLV.

Le Carif s'est ainsi inspiré de l'expérience de la Mission locale d'Angoulême^{[ 1 ]}mlangouleme@wanadoo.fr , qui, avec ses partenaires, avait mis en place un système de fiches écrites pour que le suivi des jeunes soit efficace. L'outil de suivi des prescriptions dans le cadre des VAE utilisé par l'ARFTLV a également servi de modèle au projet.

“Sip" compte propose ainsi deux nouveautés. Tout d'abord, un outil de gestion informatisée des fiches de prescription, qui permet d'améliorer la gestion des entrées en formation sur le SPRF. “Cela fluidifie tout le suivi et permet d'éviter l'envoi de fiches par fax. L'organisme de formation peut également plus facilement hiérarchiser les priorités", précise Nicole Gourmel. Le deuxième outil informe en temps réel les prescripteurs sur les places disponibles dans les organismes de formation. Si la formation est complète ou terminée, le feu est rouge. S'il reste des places, le feu est vert. “Dans le cadre du SPRF, la formation est très individualisée. Elle peut durer 20, 100 ou 200 heures, car dès que les stagiaires ont atteint les acquis, ils sortent du dispositif. Les entrées et les sorties ont donc lieu tout au long de l'année, et seuls les organismes de formation peuvent savoir quelles sont les disponibilités", précise la directrice de l'AFFTLV.

Finis, donc, les espoirs des futurs stagiaires détruits une semaine plus tard quand l'organisme sollicité informe le prescripteur de l'impossibilité - faute de places ou en raison d'un mauvais timing - de recevoir la personne en formation. De même, le travail du prescripteur n'en est que plus efficient, car si la formation n'est pas disponible, il peut soit en proposer une autre immédiatement, soit émettre une demande pour la session suivante, sans perdre de temps.
Pour que l'outil soit efficace, les organismes de formation ont pour obligation de mettre leurs disponibilités à jour au minimum une fois par semaine. Le cas échéant, un mail est automatiquement envoyé à l'organisme de formation pour le lui rappeler.

Ce service gratuit est accessible aux organismes de formation et aux prescripteurs, qui interviennent dans le cadre du SPRF. Après cinq mois d'expérimentation, “tous les prescripteurs souhaitent avoir le logiciel", confie Nicole Gourmel. Quant aux organismes de formation, sur lesquels repose le fonctionnement de Sip, “ils l'ont plutôt bien reçu". Les fiches de prescription des demandeurs d'emplois sont accessibles uniquement aux organismes de formation à qui ils sont confiés. Cet outil, “qui met en synergie le financeur, les prescripteurs et les organismes de formation", a vocation, par la suite, a être étendu à toute l'offre de formation de la Région.

Après une phase expérimentale en 2009, le “passeport orientation-formation" de la Région Poitou-Charentes est, depuis le 1^er janvier 2010, proposé à l'ensemble des stagiaires intégrant des formations du SPRF. Il retrace les différentes étapes du parcours professionnel et permet d'identifier, répertorier et valoriser l'ensemble des aptitudes, connaissances et compétences. L'ARFTLV a formé plus de 400 personnes et accompagné les organismes qui le souhaitaient dans la mise en œuvre de ce nouvel outil. Mille passeports ont déjà été créés. Réservée dans sa première phase de déploiement aux actions du SPRF, la mise en œuvre s'élargit dorénavant à de nouveaux publics : stagiaires du PRF, apprentis, personnes en recherche d'emploi.)]