Les Fongecif Alsace, Bretagne et Île-de-France créent un système d'information commun

Un “groupement d'intérêt économique" (GIE) est d'ores et déjà créé, pour la mise en place d'un système
d'information (SI) commun. Lancé en juillet dernier, ce projet sera totalement finalisé début 2015.

Les Fongecif Île-de-France, Alsace
et Bretagne viennent de se lancer
ensemble dans l'aventure de
la mise en place d'un système
d'information commun, avec la
création d'un GIE. Dénommé “SI Multi-
Fongecif", il combine plusieurs avantages
: il permet notamment aux trois
structures de mutualiser des moyens
de production, d'alimenter des portails
destinés aux différents publics (salariés,
entreprises, prestataires ou organismes
de formation), ainsi que de mieux gérer
le back-office1 et le reporting.

“La rencontre entre les trois Fongecif s'est
faite naturellement", indique Thierry
Cormier, directeur du Fongecif Bretagne
(certifié Iso 9001). “L'Île-de-France voulait
modifier son système d'information,
nous aussi. C'était le bon moment pour
réfléchir à l'évolution du back-office, à la
dématérialisation, et surtout pour mettre
le salarié au centre du dispositif." Marie-
Odile Lenhardt, directrice du Fongecif
Alsace, confirme que cette rencontre
s'est faite alors que “nous avions un système
qui remplissait sa fonction, mais nous
avions déjà identifié un risque d'essoufflement,
à court ou moyen terme". Revenant
sur la genèse de cette aventure, Laurent
Nahon, directeur général du Fongecif
Île-de-France, reconnaît que le système
d'information de la structure dont il
a la responsabilité “devenait obsolète".
Rendant l'évolution indispensable et
urgente. “En général, lorsqu'une modification
de cette nature intervient, on a tendance
à réfléchir de façon fermée. Or nous
avons voulu faire l'inverse et nous ouvrir."

Un an de rencontres

Le Fongecif Île-de-France propose alors
à deux autres Fongecif du réseau, de
tailles différentes, de se joindre à lui en
vue de rénover son système d'information.
“L'apport de trois pratiques différentes
était séduisant, nous en restions à un
« mode laboratoire » pour trouver des zones
de convergence, des solutions éprouvées. À
plus de trois, l'opération aurait été trop risquée.

L'idée s'est précisée en juillet 2012, le
démarrage politique s'est fait en septembre
2012 avec l'accord des trois présidents et les
CA de décembre ou janvier ont donné leur
feu vert", poursuit Laurent Nahon.
L'idée d'élaborer un projet est lancée
avec deux axes : établir un système d'information
performant et répondant aux
attentes des structures intéressées, d'une
part, et harmoniser leurs pratiques,
d'autre part. Le cahier des charges précise
que le futur SI doit être fondé sur
plusieurs principes-clés, et en particulier
la mise du salarié au centre du projet ;
une modélisation partagée de l'offre de
services, ainsi que la dématérialisation et
la sécurisation des échanges.

Pendant un an, les réunions se succèdent
afin de monter un projet qui pourrait
être rapidement opérationnel, modulaire
et évolutif. “Sur certains points, l'Alsace
pouvait être plus proche de l'Île-de-France
que la Bretagne. Sur d'autres, les pratiques
pouvaient s'inverser. Les confrontations
de nos modèles étaient vraiment passionnantes",
évoque Marie-Odile Lenhardt.
Techniquement, le projet se déroule en
cinq étapes : schéma directeur, étude
de faisabilité, cahier des charges, appel
d'offres et choix de prestataire.
La production commence ce mois de
septembre 2013, avec les premiers résultats
prévus au début de l'année prochaine.
Les adaptations seront assurées
en permanence.

Mutualiser au maximum

Thierry Cormier souligne qu'“au cours
de cette année qui a préparé la naissance
du groupement d'intérêt économique,
nous avons cherché à mettre en avant les
modules que nous cherchions à développer,
dans un souci d'harmonisation et pour que
l'outil puisse être évolutif, notamment dans
un contexte où les modifications législatives
sont nombreuses. Nous avons eu à la fois
une vision interne et transversale du projet,
puisque nous sommes trois Fongecif
avec des histoires différentes. Travailler en
commun nous a forcés à remettre à plat les
procédures, nos modes de fonctionnement.
Nous souhaitions recueillir le meilleur
de chacune des trois structures pour
avancer. C'est un vrai projet d'entreprise,
structurant pour nos organisations, qui
a dynamisé les équipes. Ce projet ambitieux
est né d'une volonté politique affirmée
des partenaires sociaux des Fongecif
qui sont très impliqués par l'aspect
novateur et l'enjeu de la démarche".
Laurent Nahon précise toutefois qu'“il
n'est pas évident de faire cohabiter les
desiderata de chacun. Il était néanmoins
nécessaire de discuter pour trouver des
convergences entre nous et ne pas tomber
dans le piège de la spécificité qui aurait...
recréé un SI par Fongecif !" Il souligne
que cette communauté de pensées a créé
un système d'information dont l'aspect
“mutualisation" est réussi : “Tout ce qui
est spécifique représente environ 13 % et
nous veillons à ne pas dépasser la limite
maximale de 20 %. Nous avons donc
conçu un socle commun avec des éléments
paramétrables". “L'harmonisation des process
doit être de l'ordre de 87 %", note
Marie-Odile Lenhardt.

Une gouvernance collégiale

La gouvernance du GIE est collégiale,
les trois Fongecif sont décisionnaires.
Pour des raisons pratiques, le DSI pilote
depuis Paris, avec son équipe. Néanmoins,
“même s'il peut autoriser l'accès aux
autres partenaires, chaque Fongecif reste
seul propriétaire de ses données", indique
Luc Vannier, directeur des systèmes
d'information du GIE. Le nouveau système
d'information a en effet été conçu
pour respecter l'indépendance juridique
et économique de chaque structure. De
plus, chaque Fongecif gère des masses
financières importantes et des données
confidentielles. La sécurité est un paramètre
essentiel. “Nous profitons du SI
pour renforcer la sécurité informatique et
les procédures", note Laurent Nahon.
Mais la fierté des trois directeurs − qui
veillent maintenant au bon déroulement
de la suite des opérations − est d'avoir
réussi à faire aboutir un outil qui devra
être paramétrable et évolutif. “L'activité a
été divisée en 15 parties ou comités métiers.
Nous avons prévu qu'il soit opérationnel en
2015. Ce n'est pas une « expérimentation »,
car les trois Fongecif qui se sont lancés dans
cette aventure voulaient changer leur système
d'information et le feront. Les autres
Fongecif intéressés par le projet pourront s'y
agréger", indique Thierry Cormier.
“Si pour l'instant il n'y a pas d'accès ou de
mutualisation de ces données, rien n'empêche,
plus tard, de le faire car des « passerelles
» peuvent être envisagées", précise
Laurent Nahon.

… accueillir le futur compte
personnel de formation ?

Pourtant, difficile d'imaginer que le SI,
avec “le salarié au centre du dispositif",
ne préfigure pas un système qui pourrait
être paramétré lorsque les contours du
compte personnel de formation auront
été définis par le législateur. Mais sur ce
sujet particulièrement sensible, les directeurs
ne veulent pas trop se prononcer.
“Cette démarche n'a pas été pensée pour le
compte personnel de formation, puisqu'elle a
été initiée plus de six mois avant l'accord national
interprofessionnel de janvier 2013",
insiste Thierry Cormier, tout en précisant
qu'“évidemment, si le Fongecif devait avoir
un rôle à jouer dans le CPF, ce nouvel outil
sera opérationnel pour y répondre".
Marie-Odile Lenhardt souligne que
“nous sommes surtout sur du conseil en évolution
professionnelle. Mais cet outil permet
évidemment beaucoup de souplesse et
les Fongecif savent gérer les parcours et les
dossiers". L'équation les place de facto “au
coeur de la réflexion sur le CPF", indiquet-
elle. Quant à Laurent Nahon, il ne veut
pas lier le nouveau SI et le CPF, puisqu'à
l'instar de son collègue du Fongecif de
Bretagne, il rappelle que le projet est né
bien avant le compte personnel de formation.
“L'idée de mettre l'individu au
centre du SI est l'un des axes structurants de
notre projet", insiste-t-il.

Et de conclure : “Il est vrai que notre futur
système sera sans doute plus connectable que
n'importe quel autre système, plus agile et
aussi plus mobile, avec des évolutions technologiques
prévues. Si aujourd'hui, nous ne
sommes pas en capacité de gérer 28 millions
de comptes, ni certains des contours du futur
CPF, nous pouvons toutefois nous présenter
avec un projet très abouti pour ce qui est du
suivi de l'individu et de la personnalisation
en matière d'accès à la formation !"

QUEL BUDGET ?

Les Fongecif ont accepté de payer en
fonction du pourcentage de la collecte.
“C'est plus équitable, car nous avons
des tailles différentes. Ce SI devrait
nous amener à faire des économies qui
pourraient être des économies d'échelle,
d'autant plus si d'autres Fongecif nous
rejoignaient", confie Laurent Nahon.