Un organisme de formation se demande, dans le cadre d'une sous-traitance, si le sous-traitant peut utiliser sa propre feuille d'émargement, pour preuve de la réalisation de la formation ?

La feuille d'émargement fait partie des pièces qui permettent de justifier de l'effectivité des actions de formation dispensées en présentiel. L'administration peut en contrôler les mentions en opérant des recoupements entre les différents éléments qu'elle a recueillis au cours de son contrôle.

Or, le contenu de la feuille d'émargement n'est pas réglementé. C'est la jurisprudence qui en a progressivement défini les caractéristiques pour avoir force probante. Notons qu'il n'est pas fait mention du cachet de l'organisme de formation mais de la signature du formateur.

D'autre part, l'organisme de formation qui fait appel à un sous-traitant pour réaliser une formation en son nom peut être amené à lui demander de faire signer la feuille d'émargement. Dans ce cas, le contrat de sous-traitance doit le spécifier ainsi que les obligations du sous-traitant en matière de traitement des données.

Par conséquent, utiliser la feuille d'émargement du sous-traitant est possible à ces conditions. Dans un souci d'harmonisation de présentation et de contenu des feuilles d'émargement, l'organisme de formation (donneur d'ordre) peut prévoir dans le contrat de sous-traitance que c'est son modèle de feuille d'émargement qui doit être utilisé par les formateurs en sous-traitance.

Pour en savoir plus : Fiche 17-3 : Procédure de contrôle administratif et financier ; Fiche 15-3 : Recours à un sous-traitant ; modèle Centre Inffo d'une feuille d'émargement

Mise à jour le 4 juin 2024