Pourquoi les prestataires de formation ont intérêt à intensifier leur démarche qualité (Loïc Lebigre, Centre Inffo)

La crise née de la pandémie du Covid-19 bouscule l'agenda de l'acte 2 de la démarche qualité inscrite dans la loi « avenir professionnel » et porté par la certification Qualiopi. Ce sésame obligatoire pour mobiliser les fonds publics ou mutualisés n'entrera en vigueur qu'au 1er janvier 2022. Une ordonnance adoptée par le gouvernement laisse donc un an supplémentaire aux prestataires de formation pour se mettre en conformité avec les nouvelles exigences qualité. Ce report répond aux difficultés bien compréhensibles d'organiser les audits sur site prévus par la certification Qualiopi et donne de la souplesse aux acteurs de la formation très mobilisés sur leur continuité pédagogique et économique. Faut-il pour autant décaler sine die le déploiement de sa démarche qualité et relâcher ses efforts ? Loïc Lebigre, consultant au département Observatoire de Centre Inffo, alerte sur ce qui pourrait être une tentation face aux enjeux forts et immédiats de la crise sanitaire et d'une reprise qui s'annonce difficile. Le spécialiste des sujets qualité met en avant des arguments organisationnels mais aussi stratégiques. Car l'acte 2 de la qualité inscrit dans la réforme de la formation professionnelle invite les organismes de formation à dépasser la simple mise en conformité avec la réglementation et les engage à optimiser leurs process et à adopter des méthodes d'amélioration continue. Autant d'atouts déterminants pour réussir la reprise d'activité dans un contexte économique tendu.

Tenir le calendrier

Sur le plan strictement organisationnel, geler les projets déjà engagés pour se préparer à l'audit initial risque de casser une dynamique et de s'avérer contre-productif. « De nombreux organismes de formation avaient mobilisé des équipes en interne et mis en place une conduite du changement. Il est important de profiter de cet élan pour déployer une culture de la qualité », précise Loïc Lebigre. Ajoutons qu'en repoussant son calendrier initial, un prestataire de formation se trouvera confronté à un double système qualité : celui du Datadock susceptible de générer des contrôles des financeurs et celui, en développement, de Qualiopi. Autre avantage à anticiper , d'autres aménagements attendus devraient faciliter encore davantage le process de certification (voir article).  Un décret à venir permettra ainsi aux prestataires de formation engagés en 2020 dans leur démarche qualité  de bénéficier d'un cycle de certification de 4 ans au lieu des 3 ans prévus par la loi et un arrêté devrait ouvrir la possibilité d'organiser l'audit initial à distance. Enfin, sur le terrain, il sera sans doute plus facile d'obtenir des rendez-vous d'audit auprès des certificateurs.

Crainte d'embouteillage

En effet, malgré le délai octroyé, on peut toujours craindre un « embouteillage » dans leur agenda à l'approche de la nouvelle échéance du 1^er janvier 2022. Les premiers retours d'expérience du déploiement de la certification Qualiopi, avant le déclenchement de la crise, ont montré que le chemin à parcourir était, souvent, plus long que prévu. « La nouvelle certification marque une véritable rupture dans l'approche qualité. Essentiellement documentaire avec Datadock, elle privilégie désormais la démonstration de la mise en œuvre opérationnelle des différents indicateurs ». Or, sur le terrain, beaucoup d'organismes de formation ont encore besoin de s'approprier le sens et l'esprit des exigences de la nouvelle démarche qualité.

Un atout concurrentiel

Le report peut ainsi devenir une opportunité d'aller au-delà de la mise en conformité et de mettre en place de nouveaux process pour en faire des leviers d'optimisation et de performance de son activité. C'est le cas pour l'indicateur 32. « Il peut être très intéressant de développer des outils d'amélioration continue en imaginant, par exemple, un dispositif de recueil et de traitement d'informations issues de l'ensemble de ses parties prenantes afin d'identifier des axes de développement », précise Loïc Lebigre. La crise économique née de la pandémie du Covid-19 risque de tendre le marché. La veille et l'inscription dans un écosystème posés par la certification Qualiopi font, eux aussi, partie des atouts concurrentiels déterminants dans un contexte tendu. Répondre au plus près des besoins du marché et s'adapter rapidement soutiennent, en effet, la résilience. De même, les exigences de la certification Qualiopi en matière de formation certifiante permettent de faire le lien avec la réforme en cours des certifications professionnelles. « Engager une démarche qualité, s'interroger sur ses process et déployer des outils de pilotage de son activité renforcent la stratégie et la solidité d'une organisation. Une approche d'autant plus nécessaire en temps de crise », conclut Loïc Lebigre.