La signature électronique est-elle obligatoire pour attester de la présence d'un stagiaire à une formation à distance ?

La signature électronique est-elle obligatoire pour attester de la présence d'un stagiaire à une formation à distance, ou bien un relevé de connexion du logiciel de vidéoconférence est-il un élément de preuve suffisant ? Dans ce second cas, faut-il authentifier le fichier ? Y a-t-il un délai légal ou "raisonnable" après la journée/session de formation ?

La réalisation de l'action de formation composant le parcours doit être justifiée par le dispensateur par tout élément probant en fonction des modalités de réalisation (présentiel, mixte, à distance, en situation de travail) (cf. article R6313-3 du Code du travail).

Dès lors, dans le cadre d'une formation en tout ou partie à distance, l'organisme de formation doit mettre en place une traçabilité pour récolter, à juste mesure, les différentes preuves de la réalisation des activités, évaluations et interactions. En effet, il n'y a pas une seule pièce justificative (à l'instar de la traditionnelle feuille d'émargement) mais un ensemble d'éléments permettant de démontrer la réalité du parcours suivi par le stagiaire.

En conséquence, peuvent être fournis comme justificatifs tous les éléments d'information et les données attestant de la participation du stagiaire y compris ceux issus des outils numériques (tablette, smartphone, badgeage électronique) ainsi que les évaluations, comptes rendus, bilans, ou livrets de suivi pédagogique, etc. (Cf. Tableau sur les "Exemples de preuves selon les activités pédagogiques et/ou administratives" page 19 du guide du FFFOD sur les formations multimodales).

La traçabilité va donc dépendre de ce que l'organisme de formation a vendu : classes virtuelles, quiz, exercices, visionnage de vidéos, ...

Pour en savoir plus : Fiche 19-3 : Formation ouverte et/ou à distance (FOAD)

Mise à jour le 4 juin 2024