Quelle est la durée de conservation des documents ayant trait aux sessions de formation ? L'original doit-il être conservé ou le document scanné peut-il suffire ?

En ce qui concerne les contrats et conventions de formation professionnelle, ces derniers doivent être conservés pendant une durée de cinq ans. Quant aux documents comptables, dont les bons de commande et factures, notamment, il doivent être conservés dix ans à compter de la clôture de l'exercice.

Par ailleurs, en ce qui concerne la preuve probante d'un document scanné, si l'original du document est numérique et transmis par courriel ou mis à disposition sur un site internet, il est conseillé de le conserver sous forme numérique. En revanche, si l'original du document est sous forme papier et transmis par courrier ou remis en main propre, il est conseillé de le conserver sous forme papier. En effet, l'administration peut toujours demander l'original dans ce cas (arts. 1363 à 1368 du Code civil et art. 1379). Un document scanné dont l'original est papier pourrait être considéré comme probant et suffisant (ce caractère est soumis à l'appréciation de l'autorité) si celui-ci a fait l'objet d'une numérisation fidèle respectant les prescriptions d'un décret de 2016 et que la signature est électronique au sens d'un décret de 2017. En l'absence de ces éléments, la copie n'est pas fiable et l'administration peut toujours demander l'originale. En pratique, si vous disposez d'un original papier, il est conseillé de le conserver.

Pour aller plus loin : Fiche 18-3 : Procédure de contrôle administratif et financier

Mise à jour le 31 janvier 2025