Piloter ses prestataires habilités, une démarche stratégique

Sésames pour accéder aux marchés financés par des fonds publics et mutualisés comme le CPF ou l'apprentissage, les certifications professionnelles sont devenues stratégiques pour les prestataires de formation. Le système qui les encadre ayant été renforcé depuis la réforme de 2018, certains acteurs n'ont d'autres choix que de se rapprocher d'organismes certificateurs. Pour ces derniers, ces partenariats constituent un moyen de développer leur offre à plus grande échelle. A condition de respecter un certain formalisme dans le pilotage des prestataires habilités à former et/ou évaluer les candidats à leur certification professionnelle, et de faire preuve de transparence. Les organismes certificateurs ont en effet l'obligation de déclarer l'identité de leurs partenaires auprès de France compétences. Des informations auxquelles se réfère la Caisse des dépôts pour vérifier que les organismes qui déposent une offre sur « Mon compte formation » sont bien habilités à préparer la certification mentionnée.

Responsabilité des organismes certificateurs

Travailler en réseau ne s'improvise pas. « Les certificateurs sont légalement responsables de la manière dont sont déployées leur certification », rappelle Valérie Hellouin, consultante senior ingénierie et politiques de formation à Centre Inffo. A ce titre, ils doivent s'assurer que leurs partenaires respectent bien les règles en vigueur en organisant des contrôles au sein de leur réseau. Des procédures qu'il leur faudra justifier. « Lors du renouvellement de leur certification, les organismes certificateurs doivent rendre compte de leur plan de contrôle à France compétences en détaillant les actions mises en œuvre, les résultats obtenus et les décisions prises », rappelle Valérie Hellouin.

La sélection des partenaires, une étape clé

Dans ce contexte, mieux vaut être rigoureux dans la constitution et le pilotage de son réseau. La sélection des partenaires ne doit pas être laissé au hasard. Le groupe Emineo Education s'est doté d'outils pour analyser les candidatures. Evaluation des motivations lors d'un entretien, vérification des pièces du dossier, exploration des sites Internet voire visite des locaux, analyse du positionnement et du potentiel d'activité : une fois tous ces éléments passés au crible, les décisions sont prises au sein d'une commission habilitation. « Beaucoup d'acteurs cherchent à être habilités pour développer leur activité de formation en apprentissage. Dans ce cas, nous évaluons aussi le potentiel d'emplois en alternance », précise Catherine Rebatel, directrice qualité, partenariats et certifications, groupe Emineo Education. Pour éviter les déconvenues, mieux vaut, dès la première prise de contact, « fournir des informations précise aux candidats afin qu'ils puissent se projeter, comprendre les attentes et évaluer les moyens qu'ils auront à déployer », conseille Dominique Hunin, de l'Agence pour le développement et la mutualisation des titres certifiés (ADMTC) qui accompagne des certificateurs dans la création et l'animation de leur réseau.

Formaliser les relations

La formalisation du partenariat constitue une autre étape clé. Avec le cahier des charges qui précise les attendus de l'organisme certificateur, la convention de partenariat constitue la pièce maitresse de la relation entre les deux parties. « En signant ce contrat, le certificateur et son partenaire s'engagent mutuellement », précise Valérie Hellouin. Exigé par France compétences, le document détaille les conditions d'habilitation, le rôle et les obligations de chacun des partenaires. La consultante de Centre Inffo conseille d'y faire figurer un maximum d'informations pour limiter les risques de contentieux. Règles en matière de communication, organisation des contrôles, conditions de rupture du partenariat, possibilités ou non de sous-traiter la réalisation de la formation… : autant d'éléments à préciser. Les conditions financières du partenariat (montant de la redevance) seront elles-aussi formalisée dans la convention ou dans un avenant, si les partenaires ne veulent pas que cette information soit connue de France compétences. Les certificateurs restent en effet libres de leurs pratiques tarifaires.

Suivre et piloter son réseau au quotidien

La création et le pilotage d'un réseau de partenaires habilités supposent des moyens humains importants, rappelle Dominique Hunin. Il faut non seulement informer et accompagner au début de la relation et pendant toute la durée du partenariat - en fournissant par exemple aux prestataires les ressources et les outils nécessaires à la réalisation de leurs missions - mais aussi procéder aux opérations de contrôles exigées par France compétences. Sur ce plan, le consultant d'ADMTC souligne l'importance de l'animation du réseau au quotidien. « Le suivi et les échanges réguliers permettent de détecter d'éventuels dysfonctionnements, de les corriger rapidement et d'éviter les problèmes au moment des contrôles. » Dans tous les cas, « il faut veiller à la traçabilité des opérations de contrôle, stocker des preuves des actions menées pour être en mesure d'en rendre compte à France compétences », suggère Valérie Hellouin.

Pour aller plus loin :

Le dossier documentaire réalisé par Centre Inffo à l'occasion de la « master class » organisée le 6 juin : « Organismes certificateurs : habilitez et contrôlez vos partenaires de manière sécurisée ! »