L'audit de surveillance, prochaine étape stratégique de la démarche Qualiopi

Entre 14 et 22 mois après l'audit initial, la démarche Qualiopi prévoit un audit de surveillance. Les prestataires de formation, très mobilisés par l'obtention de ce sésame, auraient tort de baisser la garde. Dans l'esprit de la réforme de 2018, la nouvelle certification porte une dimension d'amélioration continue de la qualité. « Au-delà de la compréhension des attendus de l'audit de surveillance, il s'agit de saisir l'opportunité qu'offre Qualiopi d'optimiser au long cours ses process et d'accroître sa performance », rappelle Loïc Lebigre, consultant senior au sein de Centre Inffo. A distance ou en présentiel – modalité obligatoire si l'audit initial a été conduit à distance - l'audit de surveillance atteste que le prestataire de formation reste en conformité avec le référentiel et les attendus de Qualiopi. Cette vérification porte sur trois axes principaux et doit être conduite dans un temps plus court que celui de l'audit initial (en moyenne réduit de moitié).

Un périmètre large soumis à des arbitrages

En premier lieu, le certificateur contrôle la situation administrative du prestataire de formation. Si son offre a été élargie, l'audit de surveillance ciblera en priorité, dans son échantillon, les nouvelles actions de formation. En cas de changement significatif né, par exemple, d'une fusion-acquisition ou encore de l'évolution de la stratégie de sous-traitance, une extension de la certification peut s'avérer nécessaire. Deuxième volet de l'audit de surveillance, l'examen du respect du référentiel couvre, potentiellement, les 32 indicateurs. « Au regard du temps imparti, le certificateur peut procéder de façon aléatoire mais il s'attachera tout particulièrement aux points de vigilance détectés lors de l'audit initial et, bien-sûr, à la mise en œuvre, dans le délai prescrit de six mois, des actions correctrices des non-conformités mineures», précise Loïc Lebigre. On peut également imaginer que les 17 indicateurs susceptibles de générer une non-conformité majeure seront scrutés de plus près par le certificateur. Enfin, en ligne avec la philosophie de la nouvelle démarche qualité, l'audit de surveillance vérifiera automatiquement l'indicateur 32 qui vise à « démontrer la mise en place d'une démarche d'amélioration continue », selon les termes du guide de lecture du référentiel mise à disposition par le ministère du Travail.

Un levier de performance

En cas de non-conformité majeure soulevée lors de l'audit de surveillance, la certification Qualiopi sera suspendue pendant les trois mois prévus pour mettre en place des actions correctrices sans conséquence sur les financements des actions de formation. Passé ce délai, et si rien n'a été fait, la certification peut être retirée. L'audit de surveillance invite les prestataires de formation à maintenir leur vigilance. Après une préparation souvent intensive à l'audit initial, certains d'entre eux pourraient être tentés de mettre de côté le dossier qualité. Or dans la plupart des cas, elle a permis de faire émerger des points faibles dans l'organisation. L'audit de surveillance représente une incitation à approfondir la démarche d'amélioration continue de ses process et de sa performance. Selon Loïc Lebigre, le référentiel Qualiopi contient, à ce titre, des clés de lecture intéressantes. En revisitant régulièrement les critères liés aux indicateurs de résultats, à la prévention des abondons, à l'analyse des besoins ou encore à l'exploitation de la veille, en y associant des process formalisés et automatisés, le prestataire de formation sécurise son audit de surveillance tout en tirant bénéfice de cette démarche qualité.