Les entreprises doivent dès maintenant préparer l'organisation des nouveaux entretiens professionnels

Les nouveaux entretiens professionnels ont été prévus par la loi du 5 mars 2014. Ce nouveau format sera un “temps de rencontre entre l'employeur et chacun de ses salariés" pour faire le point sur les perspectives d'évolution professionnelle, notamment en termes de qualification et d'emploi, a précisé Jean-Philippe Cépède, directeur du pôle juridique de Centre Inffo, lors d'un “petit-déjeuner du droit de la formation" organisé le 9 juillet avec pour thème : “Mise en œuvre de l'entretien professionnel : les questions à se poser".

Un tableau de bord

L'entretien professionnel aura lieu tous les deux ans (avec dans certains cas d'autres périodicités). Il constituera surtout un état des lieux lors du troisième entretien, c'est-à-dire au bout de la sixième année, avec un tableau de bord original permettant de faire le point sur les actions de formation suivies et, éventuellement, sur les démarches d'une certification. Sera également fait le constat ou non d'une progression salariale ou professionnelle.

Jean-Philippe Cépède a rappelé que “si deux de ces trois curseurs ne sont pas observés, un abondement correctif important est prévu au compte personnel formation : 100 heures et un versement à l'Opca de 3 000 euros pour un salarié à temps plein et 3 900 euros pour celui à temps partiel, assorti d'une sanction en cas de non-versement de cette somme".

Les informations recueillies pourront être prises en compte dans le cadre du plan de formation

“L'entretien professionnel est un outil positionné dans le titre I du livre III du Code du travail consacré à la formation professionnelle continue. Il est donc clair que ce dispositif a un lien avec la formation", a observé Valérie Michelet, chargée d'études au pôle juridique- de Centre Inffo. Elle a rappelé aux responsables de ressources humaines et de formation la pertinence d'aborder la question de la formation lors de tous les entretiens professionnels.

Pour autant, selon la juriste, “il n'y a pas de lien direct entre l'entretien professionnel et le plan de formation. La loi ne prévoit pas d'articulation entre les deux dispositions. Aucun texte n'oblige l'employeur à élaborer le plan de formation à partir des résultats de l'entretien professionnel". Cependant, a-t-elle insisté, les informations recueillies lors des entretiens professionnels, consacrés aux perspectives d'évolution professionnelle de chacun des salariés, peuvent être prises en compte lors de l'élaboration du plan de formation.

“À l'occasion des entretiens professionnels, le sujet de l'accès à la formation pourra être abordé et une clarification être apportée sur leurs différentes modalités : à l'initiative de l'employeur, le plan de formation ; à l'initiative du salarié, le congé individuel de formation (Cif) et le compte personnel de formation (CPF). Cette clarification pourra être utile pour expliquer pourquoi certaines demandes de formation peuvent trouver leur place dans le plan de formation et que d'autres doivent être formulées dans le cadre du Cif et/ou du CPF", a-t-elle précisé.

Jusqu'où peut et doit aller l'entretien professionnel en termes de contenu ?

Jusqu'où peut et doit aller l'entretien professionnel en termes de contenu ? “Il est important de distinguer l'entretien d'évaluation du travail du salarié (fixation d'objectifs à atteindre ou des mesures de résultats, critiques sur la qualité du travail ou sur les points à améliorer, problèmes relationnels, etc.) et l'entretien d'évolution professionnelle. Ils portent chacun sur des objets différents", a répondu l'experte. Selon elle, si un accord de branche ou d'entreprise n'impose pas une liste de sujets à aborder, “un contenu a minima peut être déduit des dispositions législatives applicables à tous les entretiens professionnels, à ceux suivant certaines absences ou congés (congé de maternité, congé parental d'éducation, congé de soutien familial, etc.) et l'entretien professionnel sexennal". Il faut donc évoquer en particulier la possibilité pour le salarié de recourir au conseil en évolution professionnelle (CEP), les perspectives d'évolution professionnelle en termes en particulier de qualifications et d'emploi.

Qui peut conduire l'entretien ?

Celui qui conduit l'entretien doit donc être informé des sujets à évoquer. Qui peut-il être ? Le N+1, le responsable des ressources humaines ou un prestataire externe ? “Le Code du travail mentionne que c'est l'employeur. Il serait donc de sa responsabilité de mener les entretiens professionnels. Dans les faits, ce peut être le DRH, le supérieur hiérarchique du salarié, toute personne mandatée par l'employeur pour conduire ces derniers (lato sensu : les managers). Ces solutions sont tout à fait valables juridiquement puisque rien n'interdit à l'employeur de déléguer cet entretien à des personnes ad hoc. Par contre, il semble plus difficile de déléguer cette responsabilité à un prestataire externe", a répondu Pierre-François Tallet, également chargé d'études au pôle juridique de Centre Inffo. Qui a rappelé l'importance de former les personnes chargées de mener les entretiens.

Preuves d'entretien

Compte tenu des enjeux, il est aussi important de garder une preuve ou une trace, quelle qu'elle soit, en tout cas écrite de l'entretien. “Trois preuves sont importantes : la preuve d'information de tous les salariés, la preuve de convocation du salarié à l'entretien et la formalisation de l'entretien", a précisé Valérie Michelet. Ces éléments peuvent servir dans l'élaboration des outils d'information du comité d'entreprise de la mise en place de ces entretiens. “Aucune disposition ne prévoyant de consultation spécifique sur leur mise en œuvre, il ne peut s'agir que d'une information, pas d'une consultation. Celle-ci ne doit comporter que des informations quantitatives, que le nombre des salariés bénéficiaires de l'abondement correctif ainsi que les sommes versées, et le nombre de ceux ayant bénéficié de l'entretien. Ainsi, les membres du comité d'entreprise pourront contrôler l'obligation de l'employeur en matière d'entretien professionnel ou proposer des pistes d'évolution", a insisté Pierre-François Tallet.

“Comme on le voit bien, ce n'est pas la seule fonction formation qui est impactée par l'évolution des entretiens professionnels. Ce sont tous les métiers de la fonction des ressources humaines qui sont concernés. À côté de l'obligation de formation de l'employeur, la nouvelle obligation d'entretien sur l'évolution professionnelle crée un lien entre formation et ressources humaines", a constaté Jean-Philippe Cépède.