Trois logiciels de gestion mutualisés pour une “communauté" d'Opacif

Onze Opacif − organismes paritaires
gestionnaires du congé individuel
de formation − ont signé
le 25 avril dernier une “charte de
fonctionnement" visant à développer
une “communauté Ordésoft",
du nom que la société développant
des logiciels qu'ils souhaitent
exploiter en commun. Il s'agit
des Fongecif (Opacif régionaux)
Basse-Normandie, Champagne-
Ardenne, Franche-Comté, Haute-
Normandie, Lorraine, Rhône-Alpes,
Guadeloupe, Guyane, Martinique,
Réunion, et de l'Unagecif (Opacif
des industries électriques et gazières,
de la SNCF et de la RATP ^{[ 1 ]}Régie autonome des transports
parisiens.).
À noter que le Fongecif Alsace,
client de l'entreprise Ordésoft
depuis 2004, n'est pas signataire
de la charte. Il s'est engagé depuis
mai 2013 dans une réflexion
visant la construction de “Sim",
un système d'information multi-
Fongecif. Sa mise en oeuvre est
prévue au premier semestre 2015
avec les Fongecif Bretagne et Îlede-
France.

S'adapter à la
“dématérialisation"

Pour l'heure, les signataires de
la charte souhaitent mettre en
place ce partenariat pour rationaliser
leurs bases de données.
Trois logiciels seront utilisés :
Fongesoft, pour la gestion du
congé individuel de formation,
ainsi que pour celle de leurs activités,
Fongeplan pour le planning
et Fongenet pour les sites
internet.

C'est l'aboutissement d'une réflexion
engagée depuis plus de
douze mois. Après avoir formalisé
les points communs qu'ils
partageaient, les organismes
collecteurs ont donc souhaité
les traduire de manière concrète
par un règlement intérieur intégrant
les modes de fonctionnement
différents. “Nous avons
besoin d'un outil informatique
commun pour exercer notre métier
d'une manière optimale qui
nous permettrait de répondre à
nos exigences notamment en
matière de reporting et de traçabilité",
explique Thierry Lefort,
directeur du Fongecif Basse-
Normandie. “Le système informatique
mis en commun permettra
de limiter le travail administratif
qui n'apporte pas de plus-value.
À terme, nous souhaitons être
plus efficaces tout en assurant
des solutions pragmatiques au
service des salariés."

Une économie
d'un quart d'heure
par dossier...

Le logiciel Fongenet
permettra, par exemple,
au salarié de saisir luimême
sa demande de
Cif. Une économie d'un
quart d'heure par dossier
qui engendrera une
optimisation des coûts.
Mieux, Christian Caron,
gérant de la société
Ordesoft, a engagé cette
année avec les Opacif la
“dématérialisation" de
la collecte en permettant
le paiement en ligne. “Le
logiciel existe depuis
vingt ans. Nous arrivons
dans une année charnière au
cours de laquelle les organismes
ont pris les rênes, pour organiser
la gouvernance. Cela nous permet
de travailler dans la mise en
place technique sur une analyse
des situations concrètes. Une
mise en musique pour s'adapter
au mieux aux enjeux des organismes."

Instances de
gouvernance

“Il s'agit d'un système d'information
qui nous permettra d'avoir
une traçabilité parfaite et en
temps réel des demandes que
nous instruisons", confirme Gilles
Saveret, le président de l'Unagecif.
“Nous avons besoin d'outils
performants, Ordesoft permettra
aussi de dématérialiser certaines
actions en direction de nos partenaires
institutionnels."

Pour gérer ces outils et poursuivre
leur développement, la
communauté Ordesoft s'est
dotée de trois instances de gouvernance.
Un comité de pilotage
pour définir les “orientations stratégiques",
composé du président,
du vice-président et du directeur
de chaque Opacif. Un “comité de
régulation", avec cette fois les
directeurs de chaque organisme,
arbitrera entre les “priorités de
développement" à choisir. Il fera
le lien avec les différents groupes
de projets, dans lesquels les
techniciens des Opacif travailleront
sur des thèmes concrets,
comme l'instruction en ligne
des demandes de formation, du
bordereau d'inscription jusqu'au
paiement. “Notre charte garantit
un fonctionnement éthique, ainsi
chaque organisme a le même
nombre de voix pour voter les décisions
quel que soit le montant
de sa collecte", explique Serge
Giraud, président du Fongecif de
Basse-Normandie.

Cofinancement
“équitable"

Ce logiciel commun va permettre
à chaque Opacif de bénéficier
d'un outil performant qu'il n'aurait
pas les moyens de financer
seul et grâce à l'équité qu'assure
la charte, c'est particulièrement
vrai pour les plus petits.
Ainsi, pour 2014, le budget est
de 170 000 euros, dont 20 %
sont pourvus par une partie fixe
qui représente un investissement
de 2 833 euros pour chacun
des 12 partenaires. Le reste
de la somme (80 %) est défini
équitablement en fonction du
montant de collecte de chaque
organisme.

Ainsi, le Fongecif de Guyane qui
a collecté en 2013 948 999 euros,
versera 0,46 % de ce montant,
soit 626 euros de part
variable. À l'opposé, le Fongecif
Rhône-Alpes contribuera
à la hauteur de 36 % sur les
75 051 605 euros qu'il a collectés
en 2013, soit une participation
variable de 49 640 euros au
budget commun 2014.
D'autres Opacif suivent de près
cette initiative et la charte de
fonctionnement de la communauté
Ordésoft garantit que
ces valeurs perdureront, même
avec l'arrivée de nouveaux partenaires.