Agents contractuels de l'Etat : précisions sur l'entretien professionnel annuel

Entrée en vigueur

La circulaire et le guide du 20 octobre 2016, publiés le 1er novembre, abrogent la circulaire du 26 novembre 2007 relative aux dispositions générales applicables aux agents contractuels de l'Etat.

Agents concernés par l'entretien professionnel annuel

Sont concernés les agents recrutés :

• en contrat à durée indéterminée (CDI) ;
• en contrat d'une durée supérieure à un an afin de répondre à des besoins permanents.

Exclusion :

• les agents qui, bien que répondant à ces deux critères, exercent des missions similaires à celles de titulaires dont les corps ne sont pas régis par le décret n° 2010-888 du 28 juillet 2010 relatif aux conditions générales de l'appréciation de la valeur professionnelle des fonctionnaires de l'Etat ;
• les agents recrutés sur des besoins temporaires (remplacement d'agents absents, vacance temporaire d'emploi, surcroît temporaire d'activité).

Procédure de l'entretien professionnel annuel

1° Rôle du supérieur hiérarchique direct de l'agent
L'entretien est conduit par le supérieur hiérarchique direct de l'agent, celui-ci étant le mieux à même :

• d'apprécier les résultats obtenus par rapport aux objectifs fixés ;
• d'engager la discussion avec l'intéressé.

Pas de possibilité de délégation : la circulaire du 23 avril 2012 rappelle que le supérieur hiérarchique direct, qui exerce son pouvoir hiérarchique sur l'agent ne peut déléguer son pouvoir d'évaluation sans dénaturer l'entretien professionnel. De plus, la conduite de l'entretien par une autre personne que le supérieur hiérarchique direct rend la procédure d'évaluation irrégulière (CE, 6 déc. 2006 ,n° 287453).

Pas de possibilité pour le supérieur hiérarchique d'être assisté ou accompagné lors de l'entretien : le supérieur hiérarchique doit conduire seul l'entretien et ne peut se faire accompagner d'une autre personne.

2° Compte-rendu de l'entretien professionnel annuel
Le II de l'article 1-4 du décret du 17 janvier 1986 prévoit une procédure précise quant à l'établissement du compte-rendu de l'entretien professionnel et sa communication puis notification à l'agent.

Le compte-rendu est :

• établi et signé par le supérieur hiérarchique direct de l'agent (SHD),
• communiqué à l'agent qui le complète, le cas échéant, de ses observations,
  Cette phase de communication clôt l'échange bilatéral entre le SHD et l'agent évalué. L'agent peut, à cette occasion, formuler ses observations finales sur l'entretien professionnel ;
• visé par l'autorité hiérarchique qui peut formuler, si elle l'estime utile, ses propres observations. L'autorité hiérarchique qui intervient afin de viser le compte-rendu prend ainsi connaissance de l'ensemble du document qui constitue le support de l'exercice d'évaluation et comprend les éventuelles observations finales de l'agent. Elle y appose, le cas échéant, ses observations sur la valeur professionnelle ;
• notifié à l'agent qui le signe pour attester qu'il en a pris connaissance puis le retourne à l'autorité hiérarchique qui le verse à son dossier. L'agent peut prendre connaissance des éventuelles observations de l'autorité hiérarchique. Cette notification, qui intervient en fin de procédure, constitue le point de départ des délais de recours. La notification doit donc mentionner clairement les voies et délais de recours administratifs et contentieux.

La procédure d'évaluation (notamment son mode d'organisation, le régime des formations à l'évaluation à mettre en place, etc.) est définie dans chaque ministère ou chaque établissement public. Dans la mesure où il s'agit d'une mesure d'organisation du service, il convient de la soumettre à l'avis du comité technique (CT) compétent (cf. IV de l'article 1-4 du décret du 17 janvier 1986).

Rappel sur la notion d'autorité hiérarchique
Cette notion a été explicitée dans la circulaire du 23 avril 2012 : «L'autorité hiérarchique est bien distincte du chef de service. Il s'agit de l'autorité placée immédiatement au-dessus du SHD soit le n+1 du SHD ou le n+2 de l'agent évalué. A ce titre, et dans le cadre de l'exercice de son pouvoir hiérarchique, cette autorité peut retirer ou réformer les actes pris par son subordonné (le SHD). Ainsi, dans le cadre de l'évaluation, en cas de recours hiérarchique exercé par l'agent, l'autorité hiérarchique peut réviser le compte-rendu en cause».

Objet de l'entretien professionnel

L'entretien porte sur une liste de thèmes prédéterminés par le I de l'article 1-4 du décret du 17 janvier 1986 qui reprend essentiellement les dispositions de l'article 3 du décret du 28 juillet 2010 fixant les conditions générales de l'appréciation de la valeur professionnelle des fonctionnaires de l'État.

Il s'agit :

1. des résultats professionnels obtenus par l'agent, eu égard aux objectifs qui lui ont été assignés et aux conditions d'organisation et de fonctionnement du service dont il relève ;
2. des objectifs assignés à l'agent pour l'année à venir et les perspectives d'amélioration de ses résultats professionnels, compte tenu, le cas échéant, des perspectives d'évolution des conditions d'organisation et de fonctionnement du service ;
3. de la manière de servir de l'agent ;
4. des acquis de son expérience professionnelle ;
5. le cas échéant, de la manière dont il exerce les fonctions d'encadrement qui lui ont été confiées ;
6. des besoins de formation de l'agent eu égard, notamment, aux missions qui lui sont imparties, aux compétences qu'il doit acquérir et à son projet professionnel ;
7. de ses perspectives d'évolution professionnelle et notamment ses projets de préparation aux concours d'accès aux corps et cadres d'emplois de la fonction publique.

Inscription au concours internes, rappel
Le guide rappelle que la durée de la période d'emploi de 6 années a notamment pour objectif de permettre à ces agents contractuels de remplir les conditions pour s'inscrire aux concours internes. Il appartient aux structures employeurs de prendre toutes les dispositions utiles pour informer les agents que ces concours leurs sont ouverts ainsi que des voies d'accès aux formations et cycles de préparation aux concours administratifs correspondant à leur qualification et à leurs projets professionnels.

Recours

1° Recours spécifique

En application du III de l'article 1-4 du décret du 17 janvier 1986 , en cas de contestation, l'agent peut
adresser une demande de révision du compte rendu de l'entretien professionnel à l'autorité hiérarchique, dans un délai de 15 jours francs à compter de la date de notification de ce compte-rendu.

L'autorité hiérarchique dispose ensuite d'un délai de 15 jours francs à compter de la date de réception de la demande de révision pour notifier sa réponse à l'agent. A compter de la date de notification de cette réponse, l'agent dispose alors de la possibilité de saisir la commission consultative paritaire (CCP), dans un délai d'un mois.

Le recours hiérarchique constitue donc un préalable obligatoire à la saisine de la CCP, dans une logique de prévention et de résolution des conflits.

2° Les recours de droit commun

Le recours spécifique du III de l'article 1-4 n'est pas exclusif des recours administratifs et contentieux de droit commun.

Aussi, l'agent qui souhaite contester son compte-rendu d'entretien professionnel peut tout à fait exercer un recours de droit commun devant le juge administratif, dans les 2 mois suivant la notification du compte-rendu de l'entretien professionnel et sans exercer de recours gracieux ou
hiérarchique (et sans saisir la CCP).

Il peut aussi saisir le juge administratif après avoir exercé un recours administratif de droit commun (gracieux ou hiérarchique).

Il peut enfin saisir le juge administratif à l'issue de la procédure spécifique définie par le III de l'article 1-4 précité. Le délai de recours contentieux, suspendu durant la procédure prévue par le III de l'article 1-4, repart à compter de la notification de la décision finale de l'administration faisant suite à l'avis rendu par la CCP et non à compter de la date de l'avis de la CCP, cet avis ne faisant pas grief et n'étant donc pas susceptible de recours.

Contexte de la circulaire et du guide

Le guide joint à la circulaire explicite les modifications apportées au décret n° 86-83 du 17 janvier 1986 relatif aux dispositions générales applicables aux agents contractuels de l'Etat par les textes règlementaires suivants :

• décret n° 2014-364 du 21 mars 2014 modifiant le décret n° 86-83 du 17 janvier 1986 relatif aux dispositions générales applicables aux agents non titulaires de l'Etat pris pour l'application de l'article 7 de la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l'Etat ;
• décret n° 2014-1318 du 3 novembre 2014 modifiant le décret n° 86-83 du 17 janvier 1986 relatif aux dispositions générales applicables aux agents contractuels de l'Etat pris pour l'application de l'article 7 de la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l'Etat.

Ces deux décrets traduisent la volonté du Gouvernement d'améliorer les conditions d'emploi des agents contractuels, notamment en précisant les modalités de leur évaluation professionnelle.

Circulaire du 20.10.16 relative à la réforme du décret n° 86-83 du 17 janvier 1986 relatif aux dispositions générales applicables aux agents contractuels de l'Etat (PJ, guide méthodologique)

[Décret n° 86-83 du 17 janvier 1986 relatif aux dispositions générales applicables aux agents contractuels de l'Etat pris pour l'application de l'article 7 de la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l'Etat

 >https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000000699956]

Décret n° 2010-888 du 28 juillet 2010 relatif aux conditions générales de l'appréciation de la valeur professionnelle des fonctionnaires de l'Etat

Circulaire relative aux modalités d'application du décret n° 2010-888 du 28 juillet 2010 relatif aux conditions générales de l'appréciation de la valeur professionnelle des fonctionnaires de l'Etat