Organismes de formation : rattachement des dépenses de formation à l'activité de formation

NDLR : bien que rendues avant l'entrée en application des dispositions issues de la loi du 5 septembre 2018, ces décisions nous semblent poser des principes toujours applicables.

Les prestataires de formation sont tenus, à l'égard des agents de contrôle, de présenter les documents et pièces établissant non seulement la réalité des dépenses exposées pour l'exercice des activités qu'ils conduisent en matière de formation professionnelle mais également de justifier le bien-fondé de ces dépenses et leur rattachement à leurs activités ainsi que la conformité de l'utilisation des fonds aux dispositions légales et réglementaires régissant ces activités (article L6362-5 CT). A défaut de remplir ces conditions, les organismes font, pour les dépenses considérées, l'objet d'une « décision de rejet » conduisant au paiement au Trésor public d'une somme égale au montant des dépenses ayant fait l'objet de ladite décision.

Le caractère modique de la somme en litige ne peut être invoqué par l'organisme de formation pour s'exonérer de la charge de la preuve qui lui incombe en matière de justification des dépenses de formation professionnelle (en l'espèce une somme inférieure à 500 €) (CAA de PARIS N° 15PA02754  5 avril 2018). En revanche, le nombre des factures de bouche et l'importance de leur montant sont de nature à créer un doute sérieux sur leur caractère professionnel  (CAA de PARIS N° 18PA00432  21 janvier 2020 -  CAA de PARIS N° 18PA21060  2 décembre 2019).

Les dépenses de l'organisme de formation doivent se rattacher à l'activité de l'organisme de formation. La preuve de cette utilisation professionnelle pèse sur l'organisme de formation. N'ont pas été considérées comme professionnelles les dépenses suivantes :

• abonnements à des revues sans lien avec l'activité de l'organisme de formation (CAA de PARIS N° 18PA00432    21 janvier 2020) ;
• achat de deux sacs de marque pour les formateurs (CAA de VERSAILLES N° 15VE0227713 mars 2018) ;
• cadeaux, dons et pourboires à des organismes communautaires (CAA de PARIS N° 18PA00432    21 janvier 2020) ;
• don de 3 500 euros à un club de pétanque (CAA de PARIS N° 18PA21060  2 décembre 2019) ;
  
• les dépenses personnelles des stagiaires (CAA de PARIS N° 15PA02754  5 avril 2018).

L'organisme de formation ne peut se contenter d'affirmer que les dépenses qu'il effectue (notamment cadeaux, dons, sponsoring, invitation à des repas, …) s'inscrivent dans le cadre de sa stratégie commerciale pour développer sa clientèle et son activité (CAA de PARIS N° 18PA21060  2 décembre 2019).

L'organisme de formation qui « se borne à produire, d'une part, un tableau récapitulatif des frais de déplacements qui ne comporte aucun élément permettant d'identifier les personnes rencontrées lors des rendez-vous mentionnés ni leur objet ni de justifier de la réalité des déplacements et du kilométrage allégué » (CAA de PARIS N° 18PA21060  2 décembre 2019).

L'administration est admise à écarter des frais de voyages et déplacements comme non rattachables à l'activité de formation professionnelle, lorsque l'agenda produit par le gérant de l'organisme de formation n'est pas suffisamment probant (multiples mentions rayées, indications figurant sur l'agenda incompatibles avec les formations déclarées, simples indications ne retraçant pas exclusivement l'activité de son propriétaire pour la seule activité de formation (CAA de PARIS N° 18PA01857, 18PA01771  13 mai 2019).

Les allégations de l'organisme de formation selon lesquelles les factures de livraisons à domicile de pizzas et de sushis, souvent le dimanche et à des heures très tardives, correspondraient à des repas d'affaires associant les formateurs et les apporteurs d'affaires et que les dates auraient été commandées par les obligations religieuses du gérant de l'organisme de formation ne sont pas à même d'emporter la conviction de leur rattachement à l'activité professionnelle du gérant de l'organisme de formation (CAA de PARIS N° 18PA00432    21 janvier 2020).

Pour rattacher ces dépenses à son activité de formation professionnelle, l'organisme de formation se doit d'apporter la démonstration de leur caractère utile à la réalisation des actions de formation. Cette règle s'applique notamment aux cadeaux faits aux stagiaires et plus particulièrement à l'achat d'ordinateurs portables cédés aux stagiaires après la formation qu'ils ont suivie.

Dans l'une des affaires portées devant la CAA de Lyon, un organisme de formation avait déclaré comme dépense se rattachant à son activité, l'achat de deux mille ordinateurs portables cédés aux stagiaires à l'issue de leur formation. Cet organisme avait argumenté à l'appui de ce rattachement :

• d'une part, que ces ordinateurs « contenaient un dossier informatique " Apprenant ", comportant des fichiers " supports de cours " et des exercices » ;
• d'autre part, que la remise de l'ordinateur se justifiait du fait que le stagiaire aurait la possibilité de s'inscrire dans une démarche " d'autoformation " par E-learning pendant trois ans " sous forme d'un coupon d'accès à une plateforme informatique internet.

Ces arguments ne sont pas suivis par les juges administratifs. En effet, le dossier « apprenants » était également fourni aux stagiaires sous forme de disques de stockage de type " cd-rom ", utilisables avec d'autres ordinateurs. Ce même dossier pouvait donc être stocké par d'autres moyens ou sur d'autres supports qu'un ordinateur. Quant à la démarche d'auto-formation via plateforme d'e-learning, démarche qui était d'initiative uniquement individuelle, elle ne saurait davantage justifier que l'ordinateur portable soit définitivement laissé entre les mains du stagiaire, dès lors que la mise à disposition, via " ce coupon ", de codes d'accès et de numéros d'identifiant pouvait suffire à rendre les documents de formation accessibles sur d'autres ordinateurs que celui remis à l'occasion des sessions de formation. Les juges ont déduit de l'ensemble de ces circonstances que ni l'implantation de tels fichiers sur les ordinateurs portables, ni la possibilité d'accéder par ces ordinateurs, et ce au demeurant sous réserve pour le stagiaire de disposer d'une connexion internet faisant la liaison avec la plateforme informatique de l'organisme de formation, à des exercices " en ligne " dans le cadre d'un e-learning, ni le cumul de tels éléments ne sauraient être regardés comme démontrant que serait utile à la réalisation de l'action de formation l'attribution définitive de l'ordinateur au stagiaire à l'issue de la session de formation
(CAA LYON  N° 18LY03942  29 août 2019).

Dans une autre affaire, cette fois devant la CAA de Paris, l'organisme de formation faisait valoir que « durant une action de formation informatique, les stagiaires doivent nécessairement utiliser des matériels informatiques, de sorte que la remise de ces matériels aux stagiaires en fin de stage demeure liée à l'activité de formation professionnelle continue ». Les juges rappellent que l'organisme de formation doit apporter les éléments et les précisions sur l'utilité pédagogique que présenterait, le cas échéant, pour les stagiaires l'utilisation des matériels remis par la société formatrice au-delà des heures de formation dispensées, à défaut,  les dépenses correspondantes aux cadeaux ainsi offerts aux stagiaires ne sont pas rattachables à l'activité de formation professionnelle (CAA de PARIS, N° 18PA00982  4 avril 2019).

L'achat de billets de train à destination de Londres remis à des stagiaires ayant suivi une formation en anglais doit également avoir une utilité pédagogique mais l'organisme de formation ne peut se contenter d'affirmer que cet achat correspond à un voyage pédagogique : il doit apporter les éléments à l'appui de cette affirmation. Une telle preuve sera difficile à faire dès lors que le coût de ces billets n'est pas répercuté sur le coût de la formation et que la publicité de la société fait expressément mention d'un voyage offert en cadeau. (CAA de PARIS, N° 18PA00982  4 avril 2019).

Les organismes de formation à activités multiples doivent suivre d'une façon distincte en comptabilité l'activité exercée au titre de la formation professionnelle continue (article L6352-7 du CT). Pour procéder au contrôle des dépenses exposées au titre de l'activité de formation professionnelle, l'administration peut appliquer à l'ensemble des dépenses de la société une clé comptable ou un  coefficient d'affectation des charges (CAA de PARIS N° 18PA01857, 18PA01771  13 mai 2019). Elle peut notamment utiliser comme clé de répartition, le pourcentage correspondant à la part du chiffre d'affaires de la société généré par la formation professionnelle (CAA de PARIS N° 17PA02675  14 février 2019). Concernant le rattachement des charges de locaux à l'activité de formation professionnelle, l'administration peut rejeter les dépenses, si le contrat de mise à disposition précise la superficie concernée mais ne comporte pas le montant du loyer et des éventuelles charges et que les pièces produites ne comportent pas les informations permettant d'établir un coefficient d'affectation des charges au prorata de la surface louée (CAA de PARIS N° 18PA01857, 18PA01771  13 mai 2019).

Pour aller plus loin (accès abonnés) : Fiche 19-2 : Contrôle administratif et financier des prestataires de formation professionnelle