Organismes de formation : sécurisez le process de preuve de la réalisation de vos actions de formation !

L'application de cette règle suscite, si ce n'est un contentieux soutenu, à tout le moins un contentieux régulier. Des décisions de Cours administratives d'appel (CAA) rendues récemment, invitent les organismes de formation à formaliser avec rigueur leur système de preuve de la réalisation des actions de formation qu'ils dispensent, notamment si elles sont organisées en présentiel.

Feuille d'émargement, une obligation ?

Non, toujours pas ... Un petit rappel de l'état du droit s'impose.

Depuis le 1er janvier 2019, sont distinguées 4 types d'actions entrant dans le champ de la formation professionnelle : les actions de formation, les bilans de compétences, les actions permettant de faire valider les acquis de l'expérience et les actions de formation par apprentissage (article L6313-1 du Code du travail). Depuis cette même date, l'action de formation se définit comme un parcours pédagogique permettant d'atteindre un objectif professionnel  qui peut être réalisée en présentiel, tout ou partie à distance ou en situation de travail (article L6313-2 Code du travail). Pour tenir compte de la nouvelle définition de l'action de formation, de l'assouplissement des conditions de recours à la FOAD et de la consécration de l'Afest, le pouvoir règlementaire est venu préciser que la réalisation de l'action de formation composant le parcours pédagogique doit être justifiée par le dispensateur par "tout élément probant" (article R6313-3 du Code du travail). La preuve est donc désormais libre, dès lors que la pièce produite a une valeur probante, c'est à dire au sens strict, qu'elle possède tous les attributs nécessaires pour "prouver" la réalisation de la prestation (légitimité de l'auteur, régularité en la forme, ...).

Concernant les actions de formation organisées en présentiel, il ne faut cependant pas penser qu'il s'agit d'une règle tout à fait nouvelle.

En effet, l'évolution majeure de la loi du 5 septembre 2018 est de mettre en avant le résultat attendu de l'action formation (objectifs professionnels) et les moyens mis en oeuvre pour les atteindre (progression pédagogique) au profit de la notion matérielle d'assiduité. Avant la réforme de 2018, la preuve de la réalisation des actions de formation passait par celle de l'assiduité du stagiaire, assiduité qui contribuait à justifier de l'exécution de l'action de formation. Pour établir l'assiduité d'un stagiaire, étaient notamment pris en compte "les états de présence émargés par le stagiaire ou tous documents et données établissant sa participation effective à la formation"  (article D6353-4 du Code du travail abrogé). La feuille d'émargement pouvait donc déjà être remplacée par un autre document ou une autre donnée, dès lors que ces pièces avaient une valeur probante, c'est à dire qu'elles établissaient l'assiduité du stagiaire (ici étaient visée la notion de "participation effective", laquelle pouvait être prouvée par la production de résultats, comme des exercices réalisés par le stagiaires et corrigés par le formateur, par exemple).

Feuille d'émargement, une pièce automatiquement probante ?

Non, seules les feuilles d'émargement qui remplissent certaines conditions sont recevables. Même si la plupart des décisions de justice analysées ont été rendues avant l'entrée en application de la loi de 2018, leurs enseignements restent selon nous valables.

Pour produire ses effets en droit, la feuille d'émargement doit contenir les informations nécessaires à l'identification des stagiaires et du formateur et permette de connaître les dates précises d'intervention ainsi que le lieu de leur réalisation.

Si la feuille d'émargement ne peut être produite, les documents présentés par l'organisme de formation à sa place doivent comporter ces mêmes informations.

A ce titre, ont été jugés recevables :

• des livrets scolaires, renseignés à partir des feuilles d'appel, pour des enseignements obligatoires dispensés en vue de la préparation et de l'obtention du diplôme ;
• des bulletins de note pour le trimestre considéré, renseignés (note et appréciation littérale) par les différents enseignants dispensant la formation (CAA de NANTES, 6ème chambre, 14/06/2022, 20NT01403).

En revanche, ont été jugés irrecevables :

• les attestations de présence émanant des organismes ayant pris en charge financièrement l'action, cosignées du stagiaire et du responsable de cet organisme  ne permettent pas de justifier pas de la réalisation des actions de formation (CAA Nantes, prec) ;
• les seuls actes de vente (conventions de formation par exemple) qui ne permettent pas d'établir la réalité des formations confiées à un organisme de formation (CAA de BORDEAUX, 6ème chambre, 14/12/2020, 18BX04099). Il convient en effet de ne pas confondre la contractualisation de la vente avec le suivi de la réalisation de la formation. L'organisme de formation doit être en mesure de produire les pièces justifiant de la réalisation des formations qui lui ont été achetées.

Enfin, feuilles d'émargement, ou autres documents, ne doivent pas présenter d'incohérences avec d'autres pièces  - plannings, contrats, conventions, factures, ... – présentées par ailleurs, et doivent être de nature à justifier de l'exécution des actions et de l'emploi du temps des formateurs et des stagiaires. Tel n'est pas le cas lorsque les données relatives aux salariés réputés être en formation ne sont pas en cohérence avec les documents d'enregistrement de leur temps de travail, lesdits enregistrements laissant apparaître que pour les périodes de formation, ils étaient soit en situation de travail, soit absents pour congés, maladie ou accident du travail (CAA de PARIS, 3ème chambre, 25/02/2022, 20PA00108). Sur cette question de la cohérence des feuilles d'émargement voir notamment CAA de NANTES, 6ème chambre, 20/04/2021, 19NT01974 : les dates figurant sur les émargements coïncidaient avec des jours fériés, traditionnellement non travaillés par les organismes de formation, les intitulés de formation étaient différents entre les feuilles d'émargement et d'autres documents (programme, facture), des actions de formation de nature différente pour des clients différents s'étaient prétendument réalisées à des dates similaires dans des locaux loués par l'organisme de formation ne comportant, selon les mentions du bail, qu'un seul bureau).

Feuilles d'émargement signée par journée entière, impossible ?

Dans leur décision de juin 2022, les juges administratifs de Nantes confirment la position de l'administration : le constat de « l'existence de feuilles d'émargements signées une seule fois par jour et non par demi-journées ne permet pas, à bon droit, eu égard à leur caractère incomplet et ainsi insuffisamment probant, de justifier de la présence effective du stagiaire pendant toute la journée» (CAA Nantes, préc.). L'organisme de formation se défendait en utilisant les factures qui précisaient le nombre d'heures de formation suivies. Les juges ont rejeté cette preuve comme n'étant pas probante.

Si aujourd'hui, ce n'est plus l'assiduité qui doit être prouvée (voir ci-dessus), une telle décision reste selon nous valable : l'organisme de formation qui argue de la réalisation d'une formation de 7 h, et ce d'autant plus si le financement n'est pas forfaitaire mais assis sur cette référence horaire, doit en rapporter la preuve. Si la feuille d'émargement signée pour la journée entière n'emporte pas la conviction sur la participation effective du stagiaire, il faudra la compléter par d'autres éléments (évaluations à mi journée, exercice d'ancrage des connaissances au regard du contenu et du déroulé pédagogique, appréciation écrite du formateur sur le niveau acquis, ...).

Notons enfin que les juges administratifs valident les listes d'émargement renseignées et signées par créneaux horaires de formation, si l'organisation de cette dernière le justifie (CAA Nantes préc.).

Pour aller plus loin sur la feuille d'émargement : voir notre actualité du 30 août 2021

Participez à notre session "Respecter les obligations d'un organisme de formation" - prochaines dates les 19, 20 et 22 septembre 2022, 17 et 18 octobre 2022 (en présentiel), 19, 20 et 22 novembre 2022 - Inventaire complet des règles de fonctionnement d'un organisme de formation, cette formation apporte les éclairages opérationnels pour sécuriser sa documentation, tant administrative, financière que contractuelle.

Pour aller plus loin (accès abonné) : Fiche 16-7 : Suivi de l'exécution de la prestation de formation