Etudiants en stage : quelles obligations pour les organismes d'accueil ?

Pour faciliter leur insertion professionnelle, les étudiants inscrits dans un établissement d'enseignement dispensant une formation supérieure diplômante ou non diplômante peuvent accomplir, à titre obligatoire ou optionnel, des stages en entreprise, administration publique, association ou tout autre organisme d'accueil. Quelles sont les obligations qui pèsent sur ces derniers ? Tous les étudiants peuvent-ils être accueillis ? Quelles sont les formalités à accomplir ?

Toutes ces questions font l'objet d'un encadrement juridique précis. Ces dernières années, plusieurs textes sont intervenus pour définir les conditions de réalisation des stages en entreprise. Les derniers en date sont la loi 22 juillet 2013 relative à l'enseignement supérieur et à la recherche et le décret du 19 août 2013 qui codifie toutes les dispositions réglementaires relatives à ce sujet.

Un stage et non un contrat de travail déguisé

Les stages ne peuvent pas avoir pour objet l'exécution d'une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent de l'entreprise, de l'administration publique, de l'association ou de tout autre organisme d'accueil (art. L612-8 du Code de l'éducation).

Par conséquent, aucune convention de stage ne peut être conclue pour remplacer un salarié en cas d'absence, de suspension de son contrat de travail ou de licenciement, pour exécuter une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent, pour faire face à un accroissement temporaire de l'activité de l'entreprise ou pour occuper un emploi saisonnier (art. D612-53 du Code de l'éducation).

Au contraire, le stage doit correspondre à une période temporaire de mise en situation en milieu professionnel au cours de laquelle l'étudiant acquiert des compétences professionnelles qui mettent en œuvre les acquis de sa formation en vue de l'obtention d'un diplôme ou d'une certification. Le stagiaire se voit confier une ou des missions conformes au projet pédagogique défini par son établissement d'enseignement et approuvées par l'organisme d'accueil (art. L612-8 du Code de l'éducation).

Un stage intégré à un cursus pédagogique

Obligatoires ou optionnels, les stages sont intégrés à un cursus pédagogique scolaire ou universitaire, avec un volume pédagogique minimal de formation ainsi que des modalités d'encadrement du stage par l'établissement d'origine et l'entreprise ou l'organisme d'accueil (des précisions seront apportées par décret) (art. L612-8 du Code de l'éducation). Les stages doivent répondre aux conditions suivantes : 
leur finalité et leurs modalités sont définies dans l'organisation de la formation ;
ils font l'objet d'une restitution de la part de l'étudiant donnant lieu à évaluation de la part de l'établissement.
Sous ces conditions, sont également éligibles les stages organisés dans le cadre : 
de formations permettant une réorientation (par ex. proposée par le service d'orientation ou l'équipe pédagogique),
de formations complémentaires  pour des projets d'insertion professionnelle (validées par le responsable de la formation initiale),
de périodes de suspension temporaire de la présence dans l'établissement d'enseignement pour exercer d'autres activités, exclusivement pour acquérir des compétences liées à la formation (nécessité de signer un contrat pédagogique en plus de la convention de stage) (art. D612-48 du Code de l'éducation).

Une durée de 6 mois maximum sauf dérogations

La durée du ou des stages effectués par un même stagiaire dans une même entreprise ou organisme d'accueil ne peut excéder six mois par année d'enseignement (art. L612-9 du Code de l'éducation).

En outre, l'accueil successif de stagiaires, au titre de conventions de stage différentes, pour effectuer des stages dans un même poste n'est possible qu'à l'expiration d'un délai de carence égal au tiers de la durée du stage précédent. Cette disposition n'est pas applicable lorsque ce stage précédent a été interrompu avant son terme à l'initiative du stagiaire (art. L612-10 du Code de l'éducation).

Enfin, il est à noter qu'un décret doit fixer la liste des formations pour lesquelles il peut être dérogé à cette durée maximale de 6 mois de stage. Il sera tenu compte des spécificités des professions nécessitant une durée de pratique supérieure, auxquelles préparent ces formations. (art. L612-9 du Code de l'éducation)

Un stage formalisé par une convention tripartie

La signature d'une convention de stage est obligatoire. Cette convention doit être signée par le stagiaire, l'entreprise ou l'organisme d'accueil et l'établissement d'enseignement (art. D612-52 du Code de l'éducation).

La convention de stage doit impérativement contenir les clauses suivantes :

• la définition des activités confiées au stagiaire en fonction des objectifs de formation (ainsi que l'intitulé complet du cursus ou de la formation du stagiaire, les objectifs et les finalités du stage pour ce qui concerne les conventions au sein d'administrations ou établissements publics de l'Etat) ;
• les dates de début et de fin du stage, la durée hebdomadaire maximale de présence du stagiaire et, le cas échéant, sa présence la nuit, le dimanche ou un jour férié ;
• le cas échéant, le montant de la gratification et ses modalités de versement (et éventuellement la liste des avantages offerts en matière de restauration, hébergement, remboursement de frais...) ; 
• le régime de protection sociale dont bénéficie le stagiaire, y compris la protection en cas d'accident du travail (et l'obligation éventuelle du stagiaire de justifier d'une assurance responsabilité civile) ;
• les conditions d'encadrement du stagiaire ;
• les conditions de délivrance d'une " attestation de stage " pour les stages effectués en entreprises (à conserver pour le Passeport Orientation Formation) et, le cas échéant, les modalités de validation du stage pour l'obtention du diplôme ;
• les modalités de suspension et de résiliation du stage ;
• les conditions dans lesquelles le stagiaire est autorisé à s'absenter ;
• les clauses du règlement intérieur de l'entreprise applicables au stagiaire, lorsqu'il existe.

La " charte des stages étudiants en entreprise " du 26 avril 2006 doit être annexée à la convention.

Un stage évalué aussi…par le stagiaire

Tout élève ou étudiant ayant achevé son stage transmet aux services de son établissement d'enseignement chargés de l'accompagner dans son projet d'études et d'insertion professionnelle un document dans lequel il évalue la qualité de l'accueil dont il a bénéficié au sein de l'organisme. Ce document n'est pas pris en compte dans son évaluation ou dans l'obtention de son diplôme (art. L612-14 du Code de l'éducation).

Une gratification pour les stages d'une durée supérieure à 2 mois

Pour les stages dont la durée, au sein d'une même entreprise ou organisme d'accueil, est supérieure à 2 mois consécutifs ou, au cours d'une même année scolaire ou universitaire, à  2 mois consécutifs ou non, l'entreprise, l'administration publique, l'assemblée parlementaire, l'assemblée consultative, l'association ou tout autre organisme d'accueil doit verser mensuellement au stagiaire une gratification (art. L612-11 du Code de l'éducation). 

Son montant est fixé par convention de branche ou par accord professionnel étendu. A défaut, la gratification horaire versée (et calculée dès le 1er jour du stage) doit être au moins égale à 12,5 % du plafond horaire de la sécurité sociale (soit à 436,05 euros par mois pour 151,67 heures en 2013).

La gratification doit être versée mensuellement au stagiaire. Elle est due à compter du premier jour du premier mois de stage. Elle doit être versée indépendamment des remboursements éventuels de frais de stage ou des avantages offerts pour la restauration, l'hébergement et le transport.

En cas de suspension ou de résiliation de la convention de stage, le montant de la gratification est calculé au prorata de la durée de stage effectuée.

La gratification versée au stagiaire n'a pas le caractère de salaire. Elle est exonérée des cotisations et contributions sociales dans la limite de la gratification minimale (12,5 % du plafond horaire de la sécurité sociale) (art. D612-54 du Code de l'éducation).

Un stage ouvrant des droits sociaux pour les stagiaires

L'entreprise ou organisme d'accueil qui doit tenir à jour un registre des conventions de stage, indépendamment du registre unique du personnel (art. L612-14 du Code de l'éducation), a l'obligation de faire bénéficier aux stagiaires, à l'instar des salariés, des activités sociales et culturelles du comité d'entreprise (art. L612-12 du Code de l'éducation).

Les stagiaires bénéficient également des mêmes droits que les salariés en matière de libertés individuelles et collectives et de protection contre le harcèlement moral et sexuel (art. L612-9 du Code de l'éducation).

Il va de soi que l'entreprise ou organisme d'accueil doit respecter toute la règlementation relative aux conditions de travail : repos hebdomadaire, durée du travail, travail de nuit, prévention santé et sécurité... en particulier concernant les mineurs.

Enfin, en cas d'embauche dans l'entreprise dans les trois mois suivant l'issue du stage intégré à un cursus pédagogique réalisé lors de la dernière année d'études, la durée de ce stage est déduite de la période d'essai, sans que cela ait pour effet de réduire cette dernière de plus de la moitié, sauf accord collectif prévoyant des stipulations plus favorables. Lorsque cette embauche est effectuée dans un emploi en correspondance avec les activités qui avaient été confiées au stagiaire, la durée du stage est déduite intégralement de la période d'essai. Lorsque le stagiaire est embauché par l'entreprise à l'issue d'un stage d'une durée supérieure à deux mois, la durée de ce stage est prise en compte pour l'ouverture et le calcul des droits liés à l'ancienneté (art. L1221-24 du Code de l'éducation).

Fouzi FETHI,
Chargé d'études juridiques
Direction Juridique Observatoire – Centre Inffo