Remontée des données comptables des CFA : revue des nouveautés

Si certaines des informations demandées pour cette troisième campagne ont été revues ou précisées, notamment dans un souci de lisibilité et de cohérence, d'autres ont été ajoutées dans le but de permettre à France compétences de mieux connaître les coûts des formations en apprentissage et d'observer les principales évolutions des modèles économiques des OFA. La notice a également été mise à jour.

Nous vous proposons une revue de ces modifications.

Généralités sur le fichier de déclaration

La déclaration doit être accompagnée d'une attestation comptable.  Pour les OFA du secteur public, l'attestation doit être établie par un comptable public, ou, à défaut, le représentant légal de l'organisme. Pour les OFA du secteur privé, c'est en principe le Commissaire aux comptes, lorsque sa nomination est requise, qui se charge de son élaboration. L'avis technique publié par la CNCC en 2021 donne un cadre des modèles possibles de présentation de l'attestation. Il sera disponible sur le site de France compétences à compter de début juin. Cette attestation doit être déposée sur Karousel avant le 31 juillet 2023.

La déclaration comporte désormais un onglet supplémentaire « Note explicative de l'organisme ». Lors de la précédente campagne, l'OFA déclarant déposait déjà cette note qui n'était pas intégrée à la déclaration. La notice précise que cette intégration au fichier vise à "éviter la multiplication de supports à transmettre à France compétences".

Onglet Identité de l'organisme

Doit désormais être précisée l'adresse courriel de la personne en charge de la remontée des comptes.

Par ailleurs, une précision est apportée sur la notion de CFA Hors murs. Il s'agit des OFA pour lesquels les enseignements sont « quasi-exclusivement réalisés au sein d'une ou de plusieurs UFA (art. L6233-1 Code du travail) ». La notice précise qu'il y a CFA Hors murs lorsque l'intégralité ou plus de 90 % des enseignements est assurée par un autre organisme, en délégation.

Onglet identité de ou des établissements

Il n'est plus précisé que la raison sociale de l'établissement principal, OFA déclarant (ou établissement 1), doit correspondre à l'avis de situation SIRET. Si l'OFA déclarant ne dispose pas d'UAI en propre, le fichier précise qu'il convient d'utiliser celui de l'établissement principal de formation. Cette information figurait l'année dernière dans la notice d'utilisation du fichier.

Une donnée nouvelle doit être remontée : le « Nombre total de certifications rattachées à l'organisme déclarant ».

Onglet Liste des certifications (diplômes et titres) en apprentissage effectuées par l'OFA et ayant au moins un apprenant en apprentissage en 2022

L'OFA déclarant est invité à indiquer la « date d'ouverture d'une nouvelle formation en apprentissage si celle-ci a été ouverte en cours d'année 2022 ».

Les taux de réussite et d'insertion attendus sont ceux qui ont été « déclarés dans le cadre de obligations liées à la certification Qualiopi. »

L'OFA déclarant doit indiquer la « région administrative dans laquelle a été dispensée majoritairement la formation ». La notice précise que si la formation est dispensée dans plusieurs régions administratives, il faut sélectionner la région "la plus représentative".

Onglet Résultat apprentissage selon plan comptable général

Le traitement des clés de répartition a été revu pour être en cohérence avec les exigences issues de la modification, par arrêté du 30 mars 2023, de l'arrêté du 21 juillet 2020 fixant les règles de mise en œuvre de la comptabilité analytique au sein des OFA. Ce texte a modifié les clés qui sont désormais les suivantes :

• première clé de répartition des charges indirectes communes à l'ensemble des activités déterminée en priorité, soit en fonction des effectifs propres à chaque activité, soit des mètres carrés occupés par ces activités, soit des heures de prestations réalisées, ou, à défaut, toute autre méthode dûment justifiée et documentée ;
• deuxième clé de répartition des charges indirectes communes entre l'activité exercée au titre d'une part de la formation professionnelle continue et, d'autre part, de l'apprentissage. Cette répartition des charges indirectes est opérée prioritairement, soit en fonction des effectifs propres à chaque activité de formation, soit en fonction des heures de formation réalisées ou, à défaut, toute autre méthode dûment justifiée et documentée ;
• troisième clé de répartition des charges indirectes incorporables au titre de l'activité d'apprentissage correspondant aux heures de formation propre à chaque diplôme et titre préparé ou à défaut en fonction des effectifs propres à chaque typologie de formation.

La notice précise que la répartition des charges indirectes, par l'utilisation de clés, sera dorénavant exprimée en pourcentage et au regard du poids des charges indirectes. La somme des pourcentages exprimée doit être égale à 100%.

Les organismes à activités multiples doivent renseigner les indicateurs suivants :

- % des charges totales de l'organisme affectées à l'activité apprentissage

- % des produits totaux de l'organisme affectés à l'activité apprentissage

- % des charges indirectes dans le total des charges affectées à l'apprentissage

- % liés à utilisation des clés de répartition

Pour les organismes mono-activité en apprentissage, il conviendra d'indiquer 100% ou 0% selon les cas.

Pour rappel, lors de la précédente campagne, il était demandé de préciser lorsque plusieurs clés étaient utilisées, leur ordre d'utilisation. Pour remplir la partie « clé de répartition » dans le fichier, il fallait :

• Si une seule clé était utilisée, indiquer 1 pour la clé utilisée et 0 pour les autres clés qui ne le sont pas.
• Si plusieurs clés étaient utilisées, indiquer l'ordre d'importance : 0 si la clé n'était pas utilisée, 1 pour la clé la plus utilisée et 2 pour la clé la plus utilisée après la clé 1, ainsi de suite, éventuellement jusqu'à 4 si les 4 clés proposées étaient utilisées.

Au titre des charges, il est désormais demandé à l'OFA d'indiquer les données financières concernant : les "locations immobilières (compte 6132)". Les données financières relatives aux services extérieurs et autres services extérieurs (comptes 61, 62) doivent dès lors être fournies « hors location immobilière (6132) ». Il convient également de renseigner les « Dotations aux amortissements (compte 681) relatifs aux immobilisations de la catégorie "constructions et bâtiments" (compte 213) ». Ce qui explique que les « Dotations aux amortissements et aux provisions (comptes 68) » soient renseignées « hors les amortissements liés à la construction et aux bâtiments (681) ».

Au titre des éléments complémentaires, est ajoutée la « part des charges indirectes (en %) dans le total des charges affectées à l'apprentissage ».

Onglet Indicateurs

Dans un but de clarté, cet onglet n'est plus intitulé « indicateurs simplifiés » mais « indicateurs complémentaires ». Comme le précise la notice, si cet onglet donne des indications sur la situation, principalement bilantielle de l'organisme à partir des paramètres indiqués, il n'y a pas pour autant d'obligation de présenter un bilan spécifique apprentissage. Les données remontées peuvent être évaluées à partir d'estimations au plus près de la réalité observée.

Onglet Résultat analytique par certification

Le traitement des clés de répartition a été revu pour être en cohérence avec les exigences issues de la modification, par arrêté du 30 mars 2023, de l'arrêté du 21 juillet 2020 fixant les règles de mise en œuvre de la comptabilité analytique au sein des OFA.

La clé de répartition des charges indirectes incorporables au titre de l'activité d'apprentissage s'effectue en fonction des heures de formation propres à chaque diplôme et titre préparé ou à défaut en fonction des effectifs propres à chaque typologie de formation.

Il est demandé dans la déclaration d'indiquer en pourcentage l'importance de chaque clé retenue. Le taux d'utilisation de la clé est apprécié en fonction du montant total des charges ou des produits indirects sur lesquels les clés s'appliquent.

La notice fournit l'exemple suivant : Sur un total de 500 000 € de charges totales affectées à l'activité apprentissage et qui sont à répartir par certification, 450 000 € sont des charges indirectes (communes à plusieurs certifications). Pour répartir ces charges indirectes par diplôme et titre, deux types de clés sont utilisées selon la nature des charges :  270 000 € (essentiellement des charges pédagogiques) ont été affectés selon une clé basée sur les heures de formation soit 60 % des charges indirectes et 180 000 € (essentiellement des charges d'accompagnement de structure et de communication) ont été affectés selon une clé basée sur les effectifs soit 40% des charges indirectes. La somme des % d'utilisation de chaque clé est égale à 100%.

Pour rappel, lors de la précédente campagne, il était demandé de préciser lorsque plusieurs clés étaient utilisées, leur ordre d'utilisation. Pour remplir la partie « clé de répartition » dans le fichier, il fallait :

• Si une seule clé était utilisée, indiquer 1 pour la clé utilisée et 0 pour les autres clés qui ne le sont pas.
• Si plusieurs clés étaient utilisées, indiquer l'ordre d'importance : 1 pour la clé la plus utilisée et 2 pour la clé la plus utilisée après la clé 1.

Il est, comme l'année dernière, demandé à l'OFA de préciser l' « effectif apprentissage moyen mensuel sur l'année correspond au nombre de mois de présence de l'apprenti rapporté à l'année ». La nouveauté réside dans l'affichage de ces données (automatiquement calculées grâce aux données déposées) dans un onglet « informations » :

Onglet Unité de Formation Apprentissage (UFA)

Cet onglet est toujours optionnel et ne concerne que les organismes qui se sont déclarés « CFA Hors murs »

Onglet Note explicative de l'organisme

Dans le menu déroulant sur les statuts des locaux a été ajouté « Vous êtes propriétaire et locataire ».

Concernant les clés de répartition, l'OFA doit préciser  les principales clés de répartition utilisées pour isoler l'activité apprentissage et celles utilisées pour répartir les charges entre les formations en apprentissage. Dans les deux cas, l'OFA doit également apporter une justification à ses choix. La notice rappelle utilement que France compétences ne contrôle pas les données comptables et analytiques et les choix de gestion des OFA. Elle ne peut à aucun moment se substituer aux choix comptables de l'organisme en matière de comptabilité analytique.

Concernant les informations relatives à l'organisation pédagogique et aux tendances pour 2023, l'OFA déclarant doit préciser l'organisation pédagogique et le fonctionnement général de l'organisme déclarant et de ses établissements rattachés. Pour rappel, lors de la campagne précédente, avait été demandée d'exposer les « Conséquences éventuelles de la crise sanitaire sur l'organisation pédagogique et le fonctionnement général de votre établissement en 2021 ».

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Pour aller plus loin, inscrivez vous à notre formation Se préparer à la remontée de la comptabilité analytique, en distanciel, les 12 et 13 juin 2023, en présentiel les 29 juin 2023 et 7 juillet 2023.

Pour aller plus loin (accès abonné) : Chapitre 14 : Création et fonctionnement d'un CFA