Vademecum CFA : nouvelle version !

Les 11 opérateurs de compétences ont mis à jour le Vademecum sur le financement et le processus de gestion du contrat d'apprentissage du secteur privé et du secteur public non industriel et commercial. Nous vous proposons une présentation des nouveautés de ce document de référence.

Par Valérie Michelet - Le 12 mars 2024.

D'une manière générale, le Vademecum renvoie au Précis de l'apprentissage de la DGEFP publié en 2021 mais il apporte également, de manière complémentaire et opérationnelle, plusieurs précisions sur le contrat d'apprentissage, notamment sur la complétude du CERFA et sur les règles de prise en charge financière. Y est également présentée l'API Inter-convergence. Nous récapitulons dans cet article, les nouveautés apportées à cette V2 publiée en février 2024.

Complétude du CERFA

Le Vademecum apporte des précisions sur certaines mentions du CERFA :

Cadre L'EMPLOYEUR
SIRET	• correspond au lieu d'exécution du contrat (établissement où travaille l'apprenti) ; • doit être actif au moment de sa conclusion ; • doit être cohérent avec l'adresse postale indiquée dans le contrat. *A noter :* l'apprenti doit être déclaré dans la DSN de ce SIRET pour que l'entreprise puisse percevoir les aides de l'Etat.
Adresse mail	Doit être valide et consultée régulièrement (c'est notamment cette adresse qui peut être utilisée par l'ASP, dans le cadre du paiement des aides).
Cadre L'APPRENTI (1)
Nom/Prénom	Dans le cas où l'apprenti possède plusieurs prénoms, seul le prénom utilisé au quotidien doit être inscrit dans le CERFA. Un point d'attention doit être porté sur l'inversion entre le prénom, le nom de naissance et le nom d'usage.
Projet de création/reprise d'entreprise	Pour l'apprenti de +29 ans avec un projet de création ou reprise d'entreprise, une attestation sur l'honneur signée par celui-ci est une des pièces nécessaires à l'instruction du dépôt du contrat d'apprentissage
CADRE LE CONTRAT
Date exécution	Lorsque le contrat succède à un contrat précédent, la date de début d'exécution du contrat devra être postérieure à la fin du contrat précédent pour éviter le chevauchement de contrats et faciliter la gestion des aides.
CADRE LA FORMATION
Code RNCP	Dates prises en compte pour la validité de la certification : • Date de la décision d'enregistrement ou date de publication • Date d'effet, devenue « date de début des parcours certifiants ». Dans le cas où la date d'effet n'est pas notifiée, la date à prendre en compte est la date de décision d'enregistrement. • Date d'échéance de l'enregistrement La fiche RNCP du diplôme ou du titre visé doit être active à la date de conclusion du contrat et ouverte à l'apprentissage (case « formation éligible à l'apprentissage »). Si la formation a débuté avant la conclusion du contrat, l'éligibilité de la certification se fera à date de début de formation. En cas de certification inactive, en cours de renouvellement, l'utilisation d'une autre certification, active pour sa part, puis la rédaction d'un avenant lorsque la certification visée est effectivement enregistrée au RNCP n'est pas possible (2).

(1) Les informations sur l'apprenti doivent être similaires à celles utilisées dans les documents administratifs de l'entreprise et dans la DSN.

(2) Sauf apprenti engagé dans la préparation d'un baccalauréat professionnel qui, à sa demande ou à celle de son employeur, au terme de la première année du contrat, souhaite poursuivre sa formation en vue d'obtenir un certificat d'aptitude professionnelle, un certificat d'aptitude professionnelle agricole ou un brevet professionnel agricole (article L 6222-22-1 du Code du travail).

Les avenants

Sur la question des avenants, le Vademecum s'enrichit de nombreuses précisions et met en exergue plusieurs « points de vigilance » lors de la complétude du CERFA.

Ainsi, pour un avenant :

1-La date de conclusion sur le CERFA :

Est la date à laquelle les parties ont conclu cet avenant (différente de la date de conclusion du contrat initial) ;
Doit être postérieure ou égale à la date de conclusion du contrat initial ;
Doit être antérieure ou égale à la date d'effet de l'avenant (p.17, 33 et 34, Vademecum CFA Financement et processus de gestion du contrat d'apprentissage, février 2024).

2-La date de début d'exécution du contrat est toujours la date de début d'exécution du contrat initial sur lequel porte l'avenant (p. 33, Vademecum CFA Financement et processus de gestion du contrat d'apprentissage, février 2024).

3-La date d'effet de l'avenant est la date à laquelle la modification portée au contrat initial prend effet, elle est comprise entre le début de d'exécution et la date de fin du contrat initial (p. 17, Vademecum CFA Financement et processus de gestion du contrat d'apprentissage, février 2024).

Par ailleurs, il est rappelé que la modification du titre ou diplôme visé ne peut pas faire l'objet d'un simple avenant : il faut rompre le contrat en cours et en conclure un nouveau. C'est l'objet même du contrat. Le contrat initial doit être rompu et les parties doivent conclure un autre contrat sur la certification renouvelée. Les compétences acquises en préparant la première certification peuvent permettre une réduction de durée par convention tripartite. Il existe une exception à ce principe : apprenti engagé dans la préparation d'un baccalauréat professionnel peut, à sa demande ou à celle de son employeur, au terme de la première année du contrat, poursuivre sa formation en vue d'obtenir un certificat d'aptitude professionnelle (avenant code 35) (p. 33, Vademecum CFA Financement et processus de gestion du contrat d'apprentissage, février 2024).

Certaines données initiales doivent être reprises dans l'avenant, notamment, la date de début d'exécution du contrat initial, le numéro du contrat initial sur lequel porte l'avenant ainsi que le découpage de la rémunération avant prise d'effet de l'avenant (p. 17, Vademecum CFA Financement et processus de gestion du contrat d'apprentissage, février 2024).

Outil opérationnel précieux : un tableau récapitule les différents types d'avenant avec leur objet et le code qui y est lié (p. 35, Vademecum CFA Financement et processus de gestion du contrat d'apprentissage, février 2024).

Le Vademecum recense également sous forme de tableau les situations induites par les modifications de rattachement au titre du transfert de la collecte aux Urssaf, pour les contrats en alternance. Il est rappelé que la prise en charge de l'OPCO est calculée sur le niveau de prise en charge de la branche en lien avec l'IDCC applicable de l'employeur dans le référentiel opposable de France compétences (p. 36, Vademecum CFA Financement et processus de gestion du contrat d'apprentissage, février 2024).

Enfin, le Vademecum évoque des « démarches complémentaires », notamment l'obligation de conclure, dans certains cas de modifications essentielles du contrat d'apprentissage, la convention de formation (p. 34, Vademecum CFA Financement et processus de gestion du contrat d'apprentissage, février 2024).

Un avenant à la convention de formation doit être transmis à l'OPCO, conjointement à l'avenant au contrat, dans les cas suivants pour modification des éléments financiers :

Modification du CFA
RQTH avec majoration de la prise en charge au titre du handicap
Modification de la date de fin du contrat ou de la période d'apprentissage : suite échec à l'examen, allongement de durée (RQTH ou sportif de haut niveau), ...

La réception d'un avenant à la convention de formation pour des cas autres que ceux listés ci-dessus, n'entrainera pas la révision de la prise en charge par l'OPCO.

Renouvellement d'un Code RNCP

Dans le cadre d'un renouvellement d'un code RNCP avec attribution d'un nouveau code RNCP, l'opco calcule l'engagement avec la valeur d'amorçage en attendant l'introduction du nouveau code RNCP dans le référentiel de France compétences.

Toutefois, le Vademecum indique qu'en cas de renouvellement simple d'une certification (sans modification substantielle et hors cas de fusion ou de scission de certification) il est admis que la certification renouvelée hérite du NPEC déterminé pour la certification à laquelle elle succède. En cas de doute ou de cas particuliers, l'Opco consulte France compétences (p.5, Vademecum CFA Financement et processus de gestion du contrat d'apprentissage, février 2024).

Entrée en formation au CFA sans employeur

Un candidat à l'apprentissage peut, s'il n'a pas été engagé par un employeur, débuter un cycle de formation en CFA dans la limite d'une durée de trois mois. A tout moment, il peut signer un contrat d'apprentissage. Lorsqu'un contrat d'apprentissage est conclu, les coûts de formation correspondants à cette période en CFA peuvent faire l'objet d'une prise en charge par les Opco (article L 6222-12-1 du Code du travail).

Le Vademecum apporte un éclairage sur deux points :

le cycle de formation étant débuté, la date de début d'exécution du contrat d'apprentissage doit correspondre à la date de conclusion du contrat ;
ce financement rétroactif inclut la prise en charge des frais annexes (restauration/ hébergement) si le CFA en remplit les conditions (p.6, Vademecum CFA Financement et processus de gestion du contrat d'apprentissage, février 2024).

Révision de l'engagement pris sur la base de la valeur dite d'amorçage

A compter de la date d'entrée en vigueur du niveau de prise en charge pour une nouvelle certification et de la publication du nouveau référentiel par France compétences, l'opérateur de compétences procède, le cas échéant, à la régularisation des sommes dues ou à la récupération des sommes avancées à ce titre, dès le premier versement suivant la décision fixant le niveau de prise en charge applicable (article D6332-80 du Code du travail).

Le Vademecum apporte trois précisions sur cette régularisation :

Elle peut se faire à la demande du CFA ou à l'initiative de l'Opco ;
Elle concerne également des contrats d'apprentissage soldés et terminés avant la publication du NPEC sont également concernés par la régularisation ;
Elle a un impact sur l'échéancier de facturation (9, Vademecum CFA Financement et processus de gestion du contrat d'apprentissage, février 2024).

Contrat d'une durée supérieure à 36 mois

Le Vademecum clarifie les impacts sur le financement, d'un contrat d'apprentissage d'une durée supérieure à 36 mois sous forme d'un tableau reproduit ci-dessous :

Type de contrat		Plafonnement du financement
Contrat initial ou succession de contrat	HORS apprentis RQTH ou sportif de haut niveau	Dans la limite de 36 mois
Contrat initial ou succession de contrat	AVEC apprentis RQTH ou sportif de haut niveau	Dans la limite de 48 mois
Prorogation du contrat en cas d'échec à l'examen limité à une fois par contrat *	HORS apprentis RQTH ou sportif de haut niveau	48 mois (36 mois + 12 mois)
	AVEC apprentis RQTH ou sportif de haut niveau	60 mois (48 mois + 12 mois)

*avenant code 33

(p.12, Vademecum CFA Financement et processus de gestion du contrat d'apprentissage, février 2024)

API Inter-convergence

Le Vademecum fait un point sur la démarche « Convergence des process de gestion OPCO / CFA » qui a été initiée pour fluidifier les process administratifs entre CFA & OPCO (p. 42, Vademecum CFA Financement et processus de gestion du contrat d'apprentissage, février 2024).

L'enjeu ? Créer un langage informatique commun qui permette aux outils de gestion des CFA de s'interfacer facilement sur les outils de gestion des OPCO, chaque acteur conservant son propre applicatif. L'API définit ainsi une norme qui permet de mettre en œuvre un protocole d'échange de données entre les SI respectifs OPCO/CFA, en lien avec les procédures décrites dans le Vademecum.

La norme décrite couvre les périmètres suivants :

Transmission de CERFA ;
Transmission de factures.

En dehors des pièces constitutives communiquées au moment de la transmission du CERFA et de la facture, la réception des documents complémentaires n'est pas prévue dans l'API convergence

L'API CFADock permet de :

récupérer l'OPCO auquel est rattaché une société via son Siret/Siren,
connaitre l'OPCO associé à une convention collective donnée.

Le protocole d'échange de données CFA / OPCO est disponible sur le portail CFADock.

Ce protocole d'échanges :

comporte l'ensemble des éléments nécessaires au développement de l'API convergence CFA / OPCO permettant l'implémentation entre les systèmes d'information respectifs ;
propose un kit de déploiement qui comprend, outre le Vademecum CFA :
- Les éléments de spécification en format OpenAPI,
- Le suivi des modifications des différentes versions,
- La liste des règles de gestion et de contrôle sur les données à transmettre,
- Les ressources complémentaires utiles au développement de l'API,
- L'état d'avancement d'implémentation au sein des différents OPCO.

Le Vademecum rappelle que le CFA devra obtenir l'autorisation de l'employeur pour transmettre en son nom les données du contrat d'apprentissage. Pour ce faire, un article sur le mandat de gestion doit être prévu dans la convention formation. Le CFA doit tenir à disposition le CERFA signé par l'employeur et l'apprenti, en cas de contrôle par l'OPCO.

Le Vademecum précise que le CFA doit s'assurer que l'accord de prise en charge émis par l'OPCO est en conformité avec les échéances générées par le SI du CFA avant l'envoi de la facturation pour la 1ère échéance. En cas d'écart, il convient d'engager une phase de dialogue avec l'OPCO afin de réguler et d'assurer une transmission des factures conformes.

Des référents techniques ont été identifiés au sein de chaque OPCO, leurs coordonnées sont accessibles via ce lien : https://www.CFAdock.fr/portail_developpeur#/tabs/contacts

Vademecum CFA - Financement et processus de gestion du contrat d'apprentissage, V2 février 2024