Action de formation réalisée en présentiel : valeur probante de la feuille d'émargement

Il appartient à l'administration d'apprécier, au regard des pièces produites par le prestataire de formation, sur lequel pèse la charge de la preuve, et sous le contrôle du juge, la réalité des activités conduites en matière de formation professionnelle (article L6361-2 et s. du Code du travail).

Lorsque l'action de formation se déroule en présentiel, c'est notamment en établissant une feuille d'émargement que le prestataire peut faire la démonstration de la réalité de l'action qu'il a dispensée.

La feuille d'émargement nourrit ainsi depuis plusieurs années, un contentieux administratif important dont s'est, petit à petit, dégagé un certain nombre de principes présidant à la forme et au contenu de cette pièce ainsi qu'aux éléments de son contrôle par l'administration.

Dans leurs décisions du 20 avril et du 1er juin 2021, les juges administratifs rappellent plusieurs des caractéristiques que doit revêtir ce document pour être recevable :

• mention des horaires et des modules suivis ou intitulés de formation (qui ne doivent pas être différents entre les feuilles d'émargement et les autres documents produits lors du contrôle, ce qui était le cas dans la décision du 20 avril) ;
• mention du nom du formateur ;
• signature du formateur ;
• signature par les stagiaires pour chaque demi-journée (et non, comme c'était le cas dans l'affaire ayant conduit à la décision du 1er juin, une seule fois à la fin du mois voire du trimestre). Attention ! La similitude de certaines feuilles d'émargement peut traduire des signatures à la chaine (décision du 20 avril).

Ces précisions et ces pratiques, précisent les juges, permettent en effet de vérifier que les stagiaires concernés ont effectivement suivi l'ensemble de la formation prévue par le programme et de justifier notamment de la durée effective des formations facturées ensuite aux financeurs.

Les feuilles d'émargement font partie des pièces justificatives qui permettent de justifier de l'effectivité des actions de formation, l'administration peut en contrôler les mentions en opérant des recoupements entre les différents éléments qu'elle a recueillis au cours de son contrôle.

C'est le cas notamment lorsqu'il est constaté que les stagiaires émargent un jour férié traditionnellement non travaillé dans la plupart des commerces, officines et organismes de formation ou encore à une date où ils sont en congés payés.

La feuille d'émargement doit également être cohérente avec les modalités d'organisation de l'action : ce ne sera pas le cas si la capacité d'accueil de la salle de formation sur le site de l'organisme de formation (déduite du nombre de m² et du mobilier présent au moment du contrôle dans la décision du 1er juin) est trop réduite au regard du nombre de stagiaires censés avoir été présents le même jour, tel que le précise la feuille d'émargement. Il en va de même  lorsque les locaux loués par l'organisme ne comporte, selon les mentions du bail, qu'un seul bureau (décision du 20 avril).

Ce contrôle de cohérence peut enfin s'étendre aux plannings des formateurs. Les plannings des formateurs peuvent révéler des anomalies mettant en doute la véracité de ce que "décrit" la feuille d'émargement, cette dernière ne permettant donc pas d'attester la réalisation des prestations de formation professionnelle qu'elle désigne.

Ce sera notamment le cas si les plannings font état de la présence concomitante d'un formateur sur deux sites de formation, si des formateurs ont dispensé la même formation le même jour sur le même site, ou lorsque la signature de feuilles d'émargement par un formateur a eu lieu avant même son embauche.

Bien entendu, pendant la phase contradictoire suivant le rapport de contrôle, l'organisme de formation peut produire de nouveaux justificatifs permettant de prouver que les prestations qu'il avait facturées étaient réelles. L'absence des feuilles d'émargement ne fait pas obstacle à ce que l'organisme de formation établisse, par d'autres moyens, qu'il a dispensé l'intégralité de la formation aux stagiaires. Ces justificatifs doivent cependant permettre de remettre en cause les constats précis établis par l'agent de contrôle quant à la non justification par le prestataire de formation de la réalité des actions de formation facturées.

Les juges administratifs dans la décision du 20 avril ne reconnaissent pas force probante aux justificatifs suivants :

• attestations sur l'honneur de bénéficiaires de formation ;
• photos, qui présentent des bureaux administratifs et non des salles de formation ;
• vidéos, lorsqu'elles ne fournissent aucune information sur la qualité des personnes qui y figurent, et sur la date des formations ;
• factures de sous-traitants.

Dans une décision de la Cour administrative d'appel de Bordeaux, les juges administratifs avaient quant à eux jugé, qu'en l'absence des feuilles d'émargement et des plannings des formateurs, la seule production de conventions de formations prévoyant toutes des formations identiques, et de factures non détaillées, ne permettaient pas d'établir, en l'absence de toute autre précision, la réalité des prestations qui auraient ainsi été assurées.

CAA de NANTES, 6ème chambre, 01/06/2021, 19NT02559, Inédit au recueil Lebon

CAA de NANTES, 6ème chambre, 20/04/2021, 19NT01974, Inédit au recueil Lebon

CAA de BORDEAUX, 6ème chambre, 14/12/2020, 18BX04099, Inédit au recueil Lebon

Pour aller plus loin (accès abonnés) : Fiche 19-2 : Contrôle administratif et financier des prestataires de formation professionnelle