Organismes de formation : preuve de la réalité de l'action de formation

NDLR : bien que rendues avant l'entrée en application des dispositions issues de la loi du 5 septembre 2018, ces décisions nous semblent poser des principes toujours applicables.

Les prestataires de formation doivent présenter aux agents de contrôle, tous documents et pièces établissant la réalité et la réalisation des actions de formation ainsi que les moyens mis en œuvre à cet effet. A défaut, celles-ci sont réputées ne pas avoir été exécutées et donnent lieu à remboursement au cocontractant des sommes indûment perçues (article L6362-6 du Code du travail).

Les juges administratifs précisent que le remboursement au cocontractant est d'ordre public. L'organisme ne peut pas proposer en cas d'heures de formation non exécutées (mais pour lesquelles un organisme financeur a accepté une prise en charge) « l'affectation [au]  choix [du client] d'un nombre d'heures non utilisées, sous la forme d'un crédit de jours de formation » (CAA de PARIS N° 17PA02591  31 janvier 2019 ). Il ne peut pas davantage pour des heures de formation non dispensée, émettre des factures sous l'appellation de " frais d'absence " et émettre des avoirs en faveur des clients (CAA de NANTES N° 18NT02392 4 février 2020).

La valeur probante des pièces produites, tant au regard de leur nature que de leur contenu, doit suffire à établir la réalité des formations dispensées ou, en cas de contrôle, permettre de lever les incohérences éventuellement constatées.

Les feuilles d'émargement sont au nombre des éléments susceptibles de justifier de la réalisation des actions de formation en présentiel. Pour constituer des pièces revêtues d'une valeur probante, les feuilles d'émargement doivent cependant remplir certaines conditions.

D'une manière générale, les feuilles d'émargement ne doivent pas « comporter d'incohérences entre elles » et doivent être « fiables et sincères ». Si elles ne comportent pas de précisions suffisantes pour identifier les actions de formation correspondantes ou si elles « sont pour certaines en contradiction avec d'autres pièces présentées » par l'organisme de formation, elles ne rempliront pas leur rôle de pièce probante (CAA de PARIS N° 15PA02754  5 avril 2018).

Il est essentiel que les feuilles d'émargement puissent apporter l'identification des éléments permettant de justifier de la réalité de l'action de formation. Ainsi, la réalité de la présence de stagiaires n'est pas démontrée ci ces derniers n'ont pas signé la feuille d'émargement, « une croix figurant seulement près de leur nom » ( CAA de NANTES N° 18NT02392 4 février 2020). De la même manière, les feuilles de présence présentées par l'organisme de formation doivent préciser « l'identité du formateur et comporter sa signature sans quoi, elles ne sauraient être retenues comme justificatifs des heures de formation » litigieuses (CAA de NANTES N° 18NT01873  17 décembre 2019). Les feuilles d'émargement consultées lors d'un contrôle de l'administration qui « ne comportent pas l'intitulé du module de la formation correspondant et ne comportent qu'exceptionnellement le nom et la signature du formateur et le lieu de déroulement de la formation » ne permettent pas de mettre en relation une journée de formation avec un formateur. Dans ces conditions, la réalité des moyens humains mis en œuvre pour l'exécution de cette formation ne peut être démontrée (CAA de PARIS N° 17PA02591  31 janvier 2019).

Les feuilles d'émargement doivent être « suffisantes pour établir avec précision la durée et le contenu de la formation suivie par le stagiaire ». Les feuilles d'émargement qui ne comportent pas « l'intitulé du module de formation, le nom et/ou la signature du formateur ou le lieu de la formation, ne permettent pas davantage de connaître avec précision la durée de la formation effectivement suivie par chaque stagiaire » (CAA de PARIS N° 17PA02591  31 janvier 2019).

Les feuilles d'émargement peuvent-elles être remplacées par d'autres documents ? Oui, dès lors qu'ils en remplissent les mêmes conditions probantes. Ainsi, la production d'" attestations de stage " signées par le responsable formation de l'OF à défaut de mentionner le contenu des formations et d'être contresignés par le formateur et les stagiaires ne remplissent pas ces conditions,  « d'autant que la présence de ces derniers n'est mentionnée que pour la durée globale des formations en cause » (CAA de PARIS N° 15PA02754  5 avril 2018).

N'a pas davantage de valeur probante un « tableau de synthèse ne comportant pas d'élément permettant d'identifier la nature de l'action en cause ni davantage la date à laquelle elle a été payée » (CAA de PARIS N° 17PA02591  31 janvier 2019).

Les attestations produite pas des sociétés clientes afin d'établir la réalité des formations dispensées ne présentent pas de garanties d'authenticité suffisante si elles ont été « établies postérieurement à la décision initiale contestée », qu'elles sont « succinctes », qu'elles « ne datent pas précisément la formation à laquelle elles se réfèrent » et  ne mentionnent pas même le nom du formateur (CAA de VERSAILLES N° 15VE02277).

Doivent aussi être écartés, les plannings des formations produits, lorsqu'ils « sont contradictoires et portent, pour certaines formations, sur des lieux manifestement non adaptés aux formations en cause »(CAA de PARIS N° 17PA02591  31 janvier 2019).

Autre exemple : dans le cadre de contrats de professionnalisation, l'organisme de formation n'a pu démontrer que les heures facturées avaient été réalisées, n'ayant produit « aucun élément tel que des déroulés pédagogiques, apports méthodologiques ou de connaissance, supports de cours, corrigés d'exercice ou cas pratiques pouvant se rapporter aux heures litigieuses » (CAA de NANTES N° 18NT01873  17 décembre 2019).

Les pièces suivantes présentées par l'organisme de formation ont été jugées insuffisantes, en l'absence de feuilles d'émargement ou de feuilles d'examen de justificatif d'évaluation ou d'attestation de fin de formation concernant les formations contestées, pour attester de la réalité des prestations qu'il aurait assurées: " attestations de capacité " ou " de compétences ", " examens blancs ", qui pour la plupart ne sont pas datés, cahiers d'exercices et " préparations à la certification " (CAA de PARIS N° 15PA02754  5 avril 2018).

Si l'organisme de formation produit des attestations et témoignages, attention à leur provenance. Si elles émanent uniquement de ses salariés et sous-traitants, lesquels sont dans une situation de subordination hiérarchique ou économique à son égard, elles ne seront pas suffisantes pour faire la preuve de la réalité des actions de formation. Les attestations ne doivent par ailleurs pas avoir été rédigées trop longtemps après les faits (CAA de NANTES N° 18NT01873  17 décembre 2019 -  CAA de PARIS N° 15PA02754  5 avril 2018).

Si le prestataire de formation prétend que ces formateurs complètent des heures de formation par des heures d'accompagnement, de conduite de travaux dirigés, de travaux sur mini-projet et de soutenance, il doit fournir « les éléments probant et matériel susceptibles d'établir la réalité des travaux demandés aux stagiaires pendant les heures litigieuses » ce qui n'est pas le cas s'il se borne à fournir des attestations sur l'honneur et témoignages de ses salariés et de prestataires extérieurs  (CAA de NANTES N° 18NT01873  17 décembre 2019).

Le bulletin de paye d'un formateur peut constituer un élément de preuve de « nature à démontrer que le formateur présenté comme ayant assuré seul ou en binôme […] a effectivement assuré les formations litigieuses ». En son absence, et si l'organisme de formation se borne « à soutenir que cette personne n'a simplement pas été rémunérée », il n'apporte pas d'élément permettant d'établir la réalité de la présence d'un formateur pour les formations en cause (CAA de PARIS N° 18PA01857, 18PA01771  13 mai 2019).

Pour aller plus loin (accès abonnés) : Fiche 19-2 : Contrôle administratif et financier des prestataires de formation professionnelle