Qualiopi : renforcement des audits
Un arrêté renforce les modalités d'audit en vue de la certification Qualiopi et apporte des modifications quant à l'accréditation des organismes certificateurs.
Par Delphine Fabian - Le 14 juin 2023.
Cet arrêté vise à renforcer le dispositif de certification qualité, ainsi qu'à préciser les modalités d'audit des organismes de formation et harmoniser les pratiques d'audit des organismes certificateurs.
Modalités d'audit
Les organismes réalisant des actions concourant au développement des compétences doivent être certifiés Qualiopi s'ils veulent bénéficier de fonds publics ou mutualisés. Pour obtenir la certification, ils doivent notamment se soumettre à un audit initial, puis à un audit de surveillance et à un audit de renouvellement dans les conditions fixées par un arrêté du 6 juin 2019. L'arrêté du 31 mai 2023 modifie les modalités de ces audits. Les nouvelles dispositions s'appliqueront le 1er septembre prochain.
Audit initial
L'audit initial nécessite la collecte préalable par l'organisme certificateur de certaines données auprès de l'organisme candidat à la certification. Parmi ces données figureront le statut juridique de l'organisme, les coordonnées du dirigeant pour les personnes morales ou de la personne physique candidate, le numéro SIREN ainsi que le dernier bilan pédagogique et financier (BPF) ou, en l'absence de ce document, pour les organismes débutant leur activité, le montant des produits perçus par catégorie de financeur. Tous les organismes, et plus seulement ceux d'au moins trois salariés, devront transmettre un organigramme.
Devra aussi être collectée une description de l'activité de l'organisme prestataire, précisant les catégories d'actions mises en œuvre et indiquant si l'organisme réalise des formations en tout ou partie à distance, des formations en situation de travail, des formations en alternance ou des formations certifiantes, ainsi que s'il confie la réalisation de formations à un autre organisme de formation ou s'il intervient pour le compte d'un autre organisme de formation.
L'organisme candidat devra déclarer sur l'honneur qu'il n'a pas, à la date de conclusion du contrat de certification, déjà conclu un contrat avec un autre organisme certificateur pour les catégories d'actions sollicitées ni fait l'objet d'un refus ou d'un retrait de certification de moins de trois mois sur ces catégories.
L'arrêté précise que l'échantillonnage par l'auditeur des actions à auditer doit être représentatif de l'activité du prestataire sur la période de référence et n'est pas communiqué à l'organisme audité avant la réunion d'ouverture de l'audit.
Lors de l'audit, l'organisme certificateur devra vérifier la validité du numéro d'enregistrement de la déclaration d'activité.
Enfin, l'organisme certifié aura l'obligation d'afficher son certificat dans ses locaux et sur son site internet. En l'absence de site internet, il devra en communiquer une copie à tout candidat, stagiaire, apprenti ou financeur qui en fait la demande. Le non-respect de cette obligation donnera lieu à une non-conformité majeure.
Audit de surveillance
L'arrêté précise les indicateurs qui devront être obligatoirement revus lors de l'audit de surveillance. Pour les nouveaux entrants, l'organisme certificateur procèdera à la revue de l'ensemble des indicateurs applicables à l'organisme audité. La durée de l'audit de surveillance sera majorée d'une demi-journée, afin de permettre la vérification de la mise en œuvre effective des indicateurs.
Avant l'audit, l'organisme certificateur devra collecter auprès du prestataire les éléments nécessaires à l'actualisation des données administratives de ce prestataire, le dernier BPF et une description de son activité depuis l'obtention de la certification, précisant les catégories d'actions mises en œuvre et indiquant si le prestataire a réalisé des formations en tout ou partie à distance, des formations en situation de travail, des formations en alternance ou des formations certifiantes, ainsi que s'il a confié la réalisation de formations à un autre organisme de formation ou s'il est intervenu pour le compte d'un autre organisme de formation.
L'organisme certificateur devra établir et communiquer un plan d'audit à l'organisme audité. Ce plan déterminera le périmètre de l'audit, les noms des personnes de l'organisme à entendre en entretien et indiquera les indicateurs du référentiel concernés par l'audit.
L'audit est en principe réalisé à distance. L'arrêté ajoute toutefois une nouvelle possibilité de le réaliser sur site, à savoir si l'organisme audité le demande.
S'agissant des organisme multi-sites, l'organisme certificateur décidait jusqu'à présent des modalités d'échantillonnage d'un panel de sites. Désormais, l'échantillon sera la racine carrée du nombre total de sites multipliée par 0,6, arrondie à l'entier le plus proche.
Audit de renouvellement
Le renouvellement de la certification suppose la réalisation d'un audit de renouvellement avant l'échéance du certificat. L'arrêté précise que cet audit doit être effectué dans des délais permettant la levée, avant l'échéance du certificat, des non-conformités majeurs éventuelles.
Si la demande de renouvellement est adressée à un organisme certificateur différent de celui ayant délivré la certification antérieure, l'organisme candidat devra déclarer n'avoir pas conclu un nouveau contrat de certification avec un autre organisme certificateur pour les catégories d'actions sollicitées.
Transfert de certification
On notera que le transfert d'une certification ne peut plus être effectué qu'auprès d'un autre organisme certificateur accrédité. La reprise d'une certification par un organisme en cours d'accréditation n'est plus possible.
Extension de certification
La demande de certification d'une nouvelle catégorie d'actions, en plus des catégories déjà certifiées, fait l'objet d'un audit d'extension. Pour déterminer la durée de ce dernier, l'organisme certificateur doit désormais collecter le dernier BPF.
Information des financeurs
Le ministre chargé de la Formation professionnelle doit transmettre sur demande aux organismes financeurs la liste des organismes certifiés avec la mention de l'organisme certificateur ou de l'instance de labellisation ayant délivré la certification et les dates de validité de la certification.
Accréditation des organismes certificateurs
L'arrêté du 31 mai 2023 apporte des modifications à l'arrêté du 6 juin 2019 relatif à l'accréditation des organismes certificateurs. Ces modifications, relatives notamment aux conséquences d'un refus ou retrait d'accréditation, sont applicables depuis le 9 juin 2023.
Limitation du nombre des certificats pouvant être délivrés par un organisme certificateur en cours d'accréditation
L'arrêté limite le nombre de certificats pouvant être délivrés hors accréditation. Ainsi, l'organisme certificateur qui détient déjà une accréditation pour la certification de produits et services est autorisé à délivrer au maximum 50 certificats hors accréditation. L'organisme certificateur qui ne détient pas d'accréditation pour la certification de produits et services est autorisé à délivrer au maximum 25 certificats hors accréditation.
Non-obtention, suspension ou retrait de l'accréditation
A défaut d'obtention de son accréditation, ou en cas de retrait de celle-ci, l'organisme certificateur en informe les prestataires qu'il a certifiés dans les 15 jours à compter de la notification de la décision de refus ou de retrait d'accréditation. Il doit aussi les informer des modalités de transfert de la certification. Une telle information est aussi nécessaire en cas de cessation d'activité, sans que l'arrêté ne fixe de délai.
Dans le cas de la suspension de son accréditation, si l'organisme certificateur ne peut plus délivrer de nouveaux certificats, il peut en revanche réaliser des audits complémentaires et de surveillance des organismes déjà certifiés à la date de la suspension.
L'organisme certificateur ayant fait l'objet d'un refus ou d'un retrait d'accréditation ne peut pas déposer une nouvelle demande d'accréditation avant un délai de 6 mois à compter de la date du refus ou du retrait.
Il doit démontrer à l'instance d'accréditation qu'il a remédié aux motifs de refus ou de retrait.
A compter de la décision de recevabilité de la nouvelle demande d'accréditation, l'organisme certificateur est autorisé à délivrer au maximum 5 certificats avant l'obtention de l'accréditation.
Information du ministre de la Formation professionnelle par l'instance d'accréditation
L'instance d'accréditation notifie au ministre chargé de la formation professionnelle toute décision relative à la recevabilité de la demande, à l'octroi et à l'évolution du périmètre ou du statut de l'accréditation d'un organisme certificateur ou à son refus. Le ministre peut informer les prestataires certifiés par ledit organisme de la non-obtention ou du retrait de l'accréditation ou de la cessation d'activité de l'organisme certificateur.
Accès abonnés aux Fiches pratiques du droit de la formation : Fiche 15-2 Modalités de mise en oeuvre de l'obligation de certification qualité Qualiopi (mise à jour à venir)
